5 raisons d’adopter la dématérialisation des bulletins de paie

La dématérialisation des bulletins de paie ne date pas d’aujourd’hui. Le Code du Travail l’autorise depuis le 12 mai 2009 (article L.3243-2). Voici 5 raisons d’adopter la dématérialisation des bulletins de paie… 

La dématérialisation des documents internes en général et du bulletin de paie en particulier s’inscrit dans la démarche de la digitalisation de l’entreprise. Les services Paie et RH ont besoin de trouver des gains de productivité : nouvelles missions relatives à la gestion des talents, complexité des dispositions légales, entre autres, les obligent à se délester de tâches répétitives et sans valeur ajoutée. 

La dématérialisation présente plusieurs avantages pour simplifier et améliorer la performance RH : 

1/ Rapidité de diffusion

Les traitements sont optimisés grâce à l’automatisation de la distribution des bulletins de paie. 

2/ Economie

La dématérialisation du bulletin de paie allège le processus de création et diffusion des bulletins. Le coût de traitement s’en trouve très nettement diminué. Selon entreprise.gouv.fr : « La dématérialisation du bulletin de salaire occasionne des économies immédiates de l’ordre de 33 à 67%, permettant une diminution du coût par bulletin à moins de 0,5€, archivage à vie pour le salarié inclus ». 

3/ La garantie d’archivage sur le long terme

Le collaborateur a la certitude de pouvoir accéder à son bulletin de paie de façon durable et sécurisé. L’archivage est garanti pendant 50 ans par la Caisse des Dépôts et Consignations. Le salarié a néanmoins le choix du mode de conservation par un autre prestataire ou directement par son employeur. 

4/ Un accès facilité à son bulletin de paie

Chaque salarié dispose d’un accès permanent à ses bulletins de paie via le prestataire « Démat » ou via son CPA (Compte Personnel d’Activité). Le format numérique simplifie les recherches en cas de besoin.  

5/ Un grand pas pour l’homme et pour le développement durable

En réduisant le volume d’impression papier, la dématérialisation du bulletin de paie participe à la mise en œuvre d’une stratégie de développement durable et éco-responsable. 

Attention ! Cette démarche implique de prendre en considération la protection et la préservation les données personnelles des employésIl est donc essentiel d’opter pour une solution sécurisée et certifiée par l’état. En procédant de cette manièreles entreprises s‘assurent, en partie, d’être conformes au Réglement Général sur la Protection des données (RGPD). 

Le bulletin de paie électronique se généralise

Mesure prédominante de la Loi El Khomri, le bulletin de paie électronique se généralise depuis le début de l’année 2017. Désormais, l’employeur peut décider librement de déployer la solution de dématérialisation au sein de son entreprise. Un salarié peut refuser ce mode de gestion et conserve dans ce cas l’envoi postal de son bulletin. 

Alticap vous accompagne dans votre processus de dématérialisation du bulletin de paie avec FlowRH