8 tips pour réussir votre digitalisation sur OFFICE 365

Le travail dans les PME est devenu mobile, connecté, collaboratif et ainsi plus efficace. Voici 8 tips  pour réussir votre digitalisation sur OFFICE 365.  

1/ La Direction au cœur du projet d’entreprise

Pour bien commencer un projet de digitalisation sur OFFICE 365, dites-vous que la Direction doit être à l’initiative du projet. C’est un projet structurant et l’implication de la direction doit être perçue clairement par l’ensemble des collaborateurs. C’est l’impulsion de départ… Selon une étude de l’université d’Ottawa, 33% des projets échouent à cause d’un manque de retours de la part des dirigeants. Les risques de non implication de la direction seront notamment le désengagement des salariés, le manque d’efficacité personnelle et collective entre autres et au final l’échec du projet. Le rôle et la qualité du management de proximité sont des préoccupations essentielles. La direction possède une vraie valeur ajoutée du fait de sa capacité à avoir une vue d’ensemble des différents services, les budgets et la stratégie globale 

2/ Définir les ambassadeurs de l’entreprise

Les ambassadeurs en entreprise représentent un fort potentiel et des retombées positives sur l’organisation. Ils sont considérés comme les référents, les « moteurs » dans la société. Tous les corps de métiers peuvent l’être. La démarche des ambassadeurs doit être volontaire.  

Leur rôle est de porter « la bonne parole » en interne. Mais aussi et surtout de fédérer une communauté !  

Ils ont adopté la digitalisation sur OFFICE 365, alors ils seront les plus à même d’en parler ! 

3/ Convaincre au moins 30% d’utilisateurs de la réussite d’une solution

Bonne nouvelle, vous n’aurez pas besoin de convaincre dès le début l’ensemble des collaborateurs ! Le succès d’une solution en entreprise nécessite l’adhésion et l’implication d’au moins 30% des utilisateurs. Imposer sa vision ne suffit pas… une dynamique de transformation doit s’établir au sein de vos équipes. Pour s’assurer de l’adhésion à un projet de digitalisation, il faut démontrer sa valeur et embarquer les collaborateurs. Ils deviennent acteurs. Le but est que les salariés passent d’une attitude de défiance à une attitude de conviction.  

4/ Répondre aux attentes et besoins des métiers

Il ne suffit pas de se focaliser sur l’aspect technique, même s’il a une part importante dans un projet. Soyez plus attentifs aux attentes et besoins des différents services de votre organisation. Les DSI doivent travailler main dans la main avec les métiers. Le DSI commencera par intégrer les nouveaux usages numériques, transformer le poste de travail des collaborateurs pour l’adapter aux situations de travail. Ils s’occupent souvent de la mise en œuvre du projet. Les postes métiers apporteront quant à eux, les idées sur le plan fonctionnel.  Ainsi l’entreprise gagne en efficience et en performance.   

5/ Appliquer la politique des petits pas

La politique des petits pas est une action qui procède par étapes, par menues avancées.  Ne pas révolutionner le monde en un rien de temps !  Cette approche vous permet d’atteindre vos objectifs sereinement et graduellement, et ce même si vous avez l’impression d’avancer lentement.  Bons petits pas à tous !  

6/ Une solution adaptée aux principaux besoins de tous

Il est primordial de prendre en compte les besoins de tous. L’ensemble des services d’une entreprise, doit adhérer au projet. Un projet digital induit une transformation et une modification du fonctionnement de l’organisation et des parties prenantes. Chacun doit apporter sa pierre à l’édifice. Si la solution est adoptée, alors faites participer les collaborateurs à la mise en œuvre du projet. Ils devront faire vivre ce nouveau modèle durablement. 

7/ L’accompagnement au changement

Le changement peut être défini comme un processus de transformation durable, visible et qui impacte, d’une manière ou d’une autre, le fonctionnement d’une organisation et d’un individu. 

Qui dit projet (digital en l’occurrence), dit changement. Le changement reste souvent connoté négativement, car il est synonyme de modification de mon quotidien et… de ma zone de confort. Il est primordial de sensibiliser les collaborateurs pour les projets conséquents (et même les plus petits).  La réussite d’un projet dépend de la qualité du processus d’accompagnement au changement : impliquer les salariés, définir les managers comme porteurs du projet, prévoir un plan de conduite du changement, proposer un calendrier de formations autour des activités « Accompagnement au changement ».  Les phases de communication doivent être lancées au plus tôt. Cela nécessite de recueillir les avis et points de vue en amont afin de limiter les résistances. 

8/ Former les collaborateurs

La transformation digitale est l’affaire de toutes les entreprises. Afin que les outils numériques ne deviennent pas des sources de stress pour les collaborateurs, pensez à les former !  Le digital impacte les salariés : nouvelles cultures, nouvelles organisations, nouveaux processus et nouveaux outils. La meilleure option : la formation digitale. Rien de plus efficace que de travailler directement sur l’application… l’apprentissage se fait surtout par la pratique ! Il est important d’accompagner les utilisateurs sur le terrain : découverte de l’outil, prise en main, compréhension et application des procédures, saisie de données 

 

 

Ce qu’il vous reste à faire :  

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