Comment j’ai planté mon projet OFFICE 365 ?

 

Lors du déploiement de votre projet OFFICE 365peut-être avezvous concentré tous vos efforts sur l’aspect technique. Et au finalpeut-être avezvous eu une légère sensation… de gâchis. Alors pour ne pas « planter » votre projet OFFICE 365, n’oubliez pas ces 4 points essentiels 

Un projet 365 est souvent fait pour une raison précise : la migration d’une messagerie obsolète; la mise en place d’un espace de stockage important; le partage de documents ou l’ajout de la web-conférence… Le processus de mise en place peut être long. L’effet « tunnel » peut provoquer une non-communication entre les différents services de l’entreprise. On ne va pas expliquer régulièrement quelle est la valeur ajoutée, alors que c’est essentiel. La réussite d’un projet OFFICE 365 ne dépend pas de la partie technique comme vous allez vous en rendre compte.  

Pas d’accompagnement

Mauvais départ, on ne m’avait donné aucune explication en interne sur le lancement d’un projet Office 365.  Mes collaborateurs et moi-même étions dans le « flou » total. Qu’est-ce que c’est ? Pourquoi l’entreprise le fait ? Comment cela va aider chacun d’entre nous à progresser ? L’accompagnement au changement est primordial. Vous ne pouvez pas tout révolutionner du jour au lendemain : « Rome ne s’est pas faite en un jour ».  Chacun doit comprendre le processus, se familiariser avec les nouveaux usages et la pratique d’un nouveau projet dans sa société. Sachant que l’on peut rencontrer des contraintes métiers, l’entreprise doit répondre aux attentes et besoins de ces derniers avant tout.  

Pour faciliter l’accompagnement, la Direction peut définir des ambassadeurs dans les différents services ou unités. Ils deviendront les moteurs du projet. Votre objectif, si vous l’acceptez : convaincre au moins 30% des utilisateurs de l’intérêt de la solution… et alors vous réussirez  ! 

Pas de formation

Si vous n’aviez pas encore pensé à intégrer les coûts de formation dans les budgets prévisionnels, alors, c’est le moment ou jamais d’y remédier ! 

Les collaborateurs doivent être documentés, informés sur les outils, les nouveaux processus et usages avec des groupes utilisateurs formateurs en local.  Comme pour tous les logiciels, la formation reste indispensable pour réussir son projet Office 365. Grâce aux conseils d’experts, vos salariés seront plus performants et réussiront à atteindre leurs objectifs plus rapidement. Vous pensez que les nouvelles générations utiliseront facilement tous ces outils… et bien pas forcément. Ce qui importe c’est de former dans le cadre des processus de l’entreprise. Et puis si vous pensez que vous n’avez ni le temps ni les moyens de former vos collaborateurs sur ce genre d’outils, sachez qu’il y a dorénavant des moyens modernes pour se former rapidement par le biais de micro-formation à distance (MOOC par exemple). 

Pas de communication  

Un e-mail à l’ensemble des utilisateurs ne suffit pas. Vous l’aurez compris, ma Direction avait peu communiqué sur le projet Office 365. Pourtant, elle doit s’impliquer car c’est un projet stratégique d’entreprise ! Celle-ci doit sensibiliser les parties prenantes dont je fais partie. La communication doit être préparée, planifiée et ciblée selon le profil des utilisateurs.  

Quelques idées de moyens de communication qui font leur effet :  

  • Un poster dans la salle de pause, 
  • Un message lors d’un séminaire entreprise, 
  • Des jeux pour créer l’émulation avec des lots à la clé, 
  • Une vidéo ludique, 
  • Un événement, 
  •  

Un conseil : mettez en avant le cloud, qui est agile, efficace. Considérez cela comme une nouvelle opportunité d’adhésion forte des utilisateurs. Célébrez chaque nouvelle étape structurante du projet !

Pas d’analyse

On ne peut pas lancer un projet sans analyser son intérêt au préalable. A-t-on analysé sa faisabilité ? Le Retour sur Investissement prévu ? Non… et pourtant c’est essentiel. Cela vous évite une perte de temps et d’argent.  En interne, il faut analyser les besoins fonctionnels et des métiers au sein des différents services :  

Définissez les fonctions existantes et peut-être de nouveaux rôles qui apparaîtront ! Impliquez vos collaborateurs dans la définition des besoins, et en résolvant leurs petits problèmes du quotidien vous transformerez votre projet technique de mise en œuvre d’une solution bureautique en projet d’entreprise. 

 

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