Comment piloter le RGPD avec OFFICE 365 ?

 

Saviez-vous qu’OFFICE 365 vous permettait de piloter le RGPD ? L’outil vous simplifie la vie et propose de nombreuses applications utiles au bon traitement du RGPD. Découvrez ce qu’Alticap vous a concocté pour gagner du temps et respecter l’actualité légale. 

Piloter le RGPD avec OFFICE 365

Comme tout projet d’entreprise, la mise en œuvre du RGPD engendre un suivi et une documentation importante : suivi des actions, mise en place de processus, documentations diverses…  

ALTICAP propose de vous simplifier le RGPD en intégrant son traitement dans OFFICE 365. Allez, on vous fait faire le tour du propriétaire… 

Pour vous aider à mieux envisager l’usage d’OFFICE 365 dans le cadre de votre entreprise, ALTICAP vous propose différents paramétrages structurés autours des services de l’entreprise. Le RGPD en fait partie !

Un registre de traitements des données

Cette liste permet de centraliser les registres de traitement, de visualiser rapidement les informations principales de chaque fiche. Il vous est possible de personnaliser le tri, les groupements sur l’affichage. Vous pouvez également ajouter une option d’avertissement ou de flux de validation. 

 

L’affichage et les champs sont personnalisables. Les éléments peuvent être liés à d’autres listes. Vous pouvez également rendre les champs obligatoires pour la validation.

Une base documentaire 

La base documentaire centralise les documents relatifs au RGPD. Grâce aux services d’OFFICE 365, vous pouvez ajouter des informations complémentaires aux documents (ex : type de document, date de la demande, gestion des versions…), les trier, les filtrer ou les regrouper. Celle-ci reste entièrement personnalisable (rajout de colonne, valeurs obligatoires, la synchronisation sur un PC, rajout de worklow). 

 

Un registre des incidents 

Le registre des incidents vous permet d’identifier les éventuelles failles de sécurité ayant pu avoir un impact sur les données personnelles. Quelles actions doivent être menées, faut il informer les tiers concernés par les données personnelles volées… en cas de contrôle par la CNIL le suivi de ces informations sera essentiel. 

Une gestion et un suivi du projet RGPD

La mise en œuvre du RGPD c’est des réunions, des comptes rendus de réunion et des actions à mener. Pour suivre votre projet RGPD, vous pouvez utiliser le logiciel de prise de notes OneNote Online et faire le lien avec une réunion, en indiquant des informations de date, de lieu, d’intervenants…  

 

L’onglet tâche, s’appuyant sur l’outil Planner d’OFFICE 365 permet une gestion de tâche avancée. Il est possible d’affecter des tâches aux membres de l’équipe et suivre l’avancement de ceux-ci. Vous êtes automatiquement alertés lors d’affection de tâches ou si vous avez des tâches en retard. 

Pour la mise en œuvre du RGPD avec OFFICE 365, vous devez détenir des licences OFFICE 365 (Business Essentials). 

Ceux-ci sont accessibles depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone. 

La mise en œuvre de ces paramétrages est intégrée gratuitement dans le cadre de notre service d’accompagnement PACK PME RGPD. 

 

Je découvre le PACK PME RGPD