Teams gratuit pour toutes les PME jusqu’à 300 collaborateurs !

 

En un an, 200 000 organisations ont adhéré à Teams dans le monde et 3 millions d’équipes ont été créées. Pour accompagner la démocratisation de la digitalisation des PME, MICROSOFT rend l’application gratuite pour les PME jusqu’à 300 salariés (périmètre fonctionnel restreint).Comment Teams s’est -il imposé ? Retraçons l’année de succès de l’application avec un retour d’expérience de 2 de nos collaborateurs. 

Un succès en 1 an

Quelques chiffres clés sur l’année écoulée et ils sont clairement positifs :  

 

Alticap et Teams : le bilan

Je me suis prêtée au jeu de l’interview de deux collègues qui utilisent régulièrement Teams depuis maintenant un an. Je me suis d’abord demandé en quoi Teams avait changé leur organisation au travail. Christophe Ouzouf, Expert OFFICE 365 indique que la solution lui « permet d’avoir une interface unique pour se connecter aux fonctionnalités d’OFFICE 365 ». « Cela permet une création facile des équipes et un partage simplifié des documents » poursuit-il. « J’ai créé des équipes pour facilement échanger avec les différents profils de collaborateurs (Commerciaux, Marketing, CSM, et autres) » complète-t-il. Bertrand, Directeur Marketing confie que Teams lui a permis de « faciliter l’accès à l’information, car l’ensemble des modules et informations utilisés sont concentrés à un seul endroit ». Il y accède à un seul endroit qui est le point central. 

Teams dispose de nombreuses fonctionnalités. Quelle est la préférée de nos deux collaborateurs ? « le chat et le co-édition » répond Christophe. Cela permet de travailler sur le même document à plusieurs, D’informer sans envoyer des mails lorsque les documents sont prêts et sans avoir à suivre quel mail contient la bonne version. Quant à Bertrand, c’est  » le fait de pouvoir modeler l’outil comme on le souhaite grâce aux onglets (ajout d’applications diverses que l’on créée par soi-même) qui l’intéresse particulièrement. 

Teams permet de faciliter le travail à distance. Et ce n’est pas nos deux compères qui diront le contraire. « C’est OFFICE 365 qui m’a permis de mieux travailler à distance, plus de données sur le serveur local, tout est accessible à distance » explique Christophe. « Quand je suis en nomadisme ou à distance, je peux accéder à l’ensemble des informations relatives à un projet sans être obligé de monter un VPN et de me connecter via TSE ». C’est très pratique et très rapide » ajoute Bertrand. 

Teams peut être utilisé en ligne et depuis plusieurs appareils.  Christophe l’utilise sur son ordinateur et son téléphone. Bertrand l’utilise le plus souvent sur son ordinateur portable professionnel mais également sur son mac personnel en télétravail. Cela prouve que Teams est aussi compatible avec MACOS. 

Constate-t-on une diminution des échanges d’e-mails depuis l’utilisation de Teams en interne ? D’après Christophe, « oui pour travailler sur un document, tout se fait dans l’application, aussi bien les informations que le partage de documents ». Bertrand n’est pas tout à fait du même avis que son collègue : « pas encore suffisamment, parce que tous les collaborateurs n’ont pas encore adhéré à Teams. Mais c’est en cours ! Si je n’avais pas Teams, j’en aurai plus, je l’ai constaté, ne serait-ce que pour le suivi des tâches ». 

Que manque-t-il à Teams ?  » Une personnalisation un peu plus avancée des vues et équipes  » déclare Christophe. Pour Bertrand, l’outil est satisfaisant tel qu’il est pour le moment. 

Pourquoi Teams s’est imposée

Centraliser des documents pour mieux les retrouver

Quelques collaborateurs ont pu diminuer les échanges d’e-mails sans fin. Teams c’est la simplicité. Des informations essentielles liées des campagnes marketing ont pu être centralisées en un seul et même endroit 

Aussi, le fait d’accéder rapidement aux fichiers représente un gain de temps indéniable : moteur de recherche, versioning, notifications automatiques, sont autant de fonctionnalités qui changent notre quotidien 

 

Suivre les tâches de chacun : gain en qualité et rapidité

Plus besoin d’envoyer des e-mails pour demander à son collaborateur de réaliser telle ou telle tâche. On le fait via Teams et celui-ci est notifié instantanément. En conséquence, les réunions de suivi d’avancée des projets sont devenues superflues : chacun suit ses tâches et à la visibilité des taches des autres membres de l’équipe. 

 

Enrichir et fluidifier nos échanges autour d’un thème précis

Teams enrichit les échanges en proposant une communication intelligente et augmentée. Les entreprises

évoluent vers une multiplicité de nouveaux usages en matière de collaboration 

Nous avons résolu notre casse-tête : communiquer en temps réel en gardant la trace de nos échanges dans un espace global où tout est centralisé et sécurisé… Grâce à cela, nous allons plus vite avec une vision optimale des éléments dont nous avons besoin. Les discussions et le Wiki (une sorte de Wikipédia dédié) intégrés à Teams permettent de capitaliser les informations captées par chacun. 

 

Ces bonus essentiels

Cerise sur le gâteau, il est possible d’encapsuler un document Excel directement dans un onglet de Teams… cela permet d’obtenir Une vision instantanée d’un processus défini sur Excel sans avoir à chercher le fichier et à ouvrir Excel ! Mais ce n’est pas tout :  

  • Il est possible d’intégrer un certain nombre d’outils et services grâce à des onglets placés en haut du canal 

Par défaut, Teams nous propose : 

  • Les conversations : pour échanger entre collaborateurs, suivre une discussion autour d’une campagne ou d’un sujet précis,  
  • Les fichiers : pour insérer les documents les plus importants liés à une campagne,  
  • Le Wiki : pour prendre des notes, élaborer des documents, collaborer et modifier des documents en temps réel.  

Ce que nous avons pu ajouter nous-mêmes :  

  • Le tableau de bord qui est un planificateur de tâches, permettant de gérer les éléments de travail au fil du temps,  
  • Des fichiers Excel, PDF…  

Avant de vous lancer, il est important de définir de quelle manière vous souhaitez structurer les informations attendues… et surtout comment les utilisateurs pourront accéder à Teams (mobilité, dans ou en dehors de l’entreprise, intégration de partenaires extérieurs ou pas…). 

 

Teams devient gratuit pour les PME jusqu’à 300 salariés !

Jusqu’à présent, les PME de moins de 300 salariés devaient être abonnées à Office 365 Business Essentials ou Office 365 Business Premium pour accéder à Teams. La situation a récemment évolué ! Elles peuvent utiliser la version gratuite du produit. 

Attention, la version gratuite se distingue de la version payante ! La planification et l’enregistrement des réunions, les appels téléphoniques et les services d’audioconférences ne sont pas proposés. Les outils d’administration (gestion des utilisateurs et applications, création de rapports) sont également absents. 

Le stockage reste limité à 2 go par utilisateur et 10 go de stockage partagé.

 

Chaque collaborateur peut se former à Teams. Le MOOC Office 365 aide au développement de la culture digitale dans les entreprises. 

 

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