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Départ d’un collaborateur : comment protéger vos données stratégiques ? 

Selon une enquête réalisée par Osterman Research, 69% des entreprises perdent des données sensibles lors du départ d’un employé. Parmi ces données, on retrouve des informations sur les clientsles prospects et les historiques de ventes.  Le départ d’un collaborateur est inévitable dans la vie d’une organisation. Cependant, vous êtes propriétaires des données stratégiques et commerciales émises par vos employés. Elles font partie du capital de votre entreprise.   Alors, comment les protéger pour pérenniser votre activité ?   

Faire signer une charte et un contrat strict

La meilleure arme pour protéger vos données stratégiques reste la signature d’un contrat. Faites signer à vos commerciaux une charte leur interdisant de partir avec des informations internes. Vous pouvez aussi intégrer une clause de non-concurrence dans leur contrat de travail.  Ces dispositions serviront de base légale pour empêcher le collaborateur d’exploiter les fichiers et les coordonnées des clients à des fins personnelles, en cas de départ.   Assurez-vous d’inclure, dans la charte, les dispositions à prendre par l’employé en situation de départ. Il doit notamment s’engager à restituer tous les documents sensibles qui pourraient être exploités par la concurrence.  Ajoutez également une clause de secret ou de confidentialité pour renforcer la protection de vos données et empêcher la divulgation dinformations stratégiques.   

Centraliser les données commerciales via un outil CRM

Avec un outil CRM, vous gardez toutes les informations sur vos clients, les données marketing et les historiques de ventes dans un seul endroit. Vos commerciaux pourront consigner chaque interaction client, ce qui vous permet de les conserver en interne.  En plus de vous aider à mieux suivre votre activité commerciale, vous restez maître de vos données. En cas de départ d’un vendeur, sa clientèle et ses prospections en cours restent dans votre entreprise.  Pour sécuriser davantage votre outil CRM, intégrez la vérification à 2 étapes pour vous assurer qu’un collaborateur passe au moins 2 étapes de sécurité pour accéder aux données. Ainsi, en cas de départ, vous sécurisez ces informations en lui retirant ses accès.     

Sécuriser l’accès aux données sensibles

41% des entreprises autorisent l’accès de tous les employés à près de 1000 fichiers sensibles. Ce qui n’est pas une bonne nouvelle pour la protection de vos données.  Pour éviter toutes mauvaises surprises : 
  • Classez les informations selon leur degré de sensibilité 
  • Limitez l’accès aux informations stratégiques des employés 
  • Définissez les droits d’accès de chaque collaborateur 
  • Assurez la sauvegarde régulière et automatique des données sensibles et/ou stratégiques 
Veillez également à modifier les mots de passe de votre système lors du départ d’un collaborateur et, si besoin, réalisez un audit pour identifier toute fuite de données.   

Utiliser des outils de sécurité adaptés

Un moyen sûr de garder vos informations commerciales en sécurité est de se munir d’outils de sécurité performants.  Pensez à un outil Data Loss Prevention ou Data Leakage Prevention, dont l’objectif est de prévenir la perte de données.  Avec un DLP, il est impossible pour un employé de copier des informations sur des clés USB, des smartphones ou autres appareils de stockage. Vous pouvez aussi attribuer des autorisations d’envoi par email, de lecture, d’impression ou de copier-coller à chaque document qui entre dans votre système. Impossible alors d’avoir accès à vos fichiers, hors de votre entreprise, si vous ne l’avez pas spécifié au préalable.  Ce type de sécurité est notamment disponible en option dans OFFICE 365.   

Organiser les départs

L’anticipation reste toujours la clé. Afin de protéger au mieux vos données stratégiques, organisez les départs de vos collaborateurs !  Dans votre règlement intérieur, établissez une checklist à respecter lorsqu’un employé part vers de nouveaux horizons. Demandez la restitution de tous vos appareils informatiques (ordinateurs, clés USB, téléphones, disques durs…) et des documents sensibles à leur disposition.  Bloquez immédiatement les accès de l’employé et pensez également à changer les mots de passe. Enfin, déléguez immédiatement ses contacts et clients à un autre collaborateur (même de manière provisoire), afin qu’il les informe du changement.    Pour une raison ou une autre, vous serez obligé de vous séparer de certains de vos collaborateurs. Pour garantir la sécurité de vos données dans de telles situations, appliquez ces conseils et conservez vos informations sensibles. 

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