Selon une enquête réalisée par Osterman Research, 69% des entreprises perdent des données sensibles lors du départ d’un employé. Parmi ces données, on retrouve des informations sur les clients, les prospects et les historiques de ventes.
Le départ d’un collaborateur est inévitable dans la vie d’une organisation. Cependant, vous êtes propriétaires des données stratégiques et commerciales émises par vos employés. Elles font partie du capital de votre entreprise.
Alors, comment les protéger pour pérenniser votre activité ?
Faire signer une charte et un contrat strict
La meilleure arme pour protéger vos données stratégiques reste la signature d’un contrat. Faites signer à vos commerciaux une charte leur interdisant de partir avec des informations internes. Vous pouvez aussi intégrer une clause de non-concurrence dans leur contrat de travail. Ces dispositions serviront de base légale pour empêcher le collaborateur d’exploiter les fichiers et les coordonnées des clients à des fins personnelles, en cas de départ. Assurez-vous d’inclure, dans la charte, les dispositions à prendre par l’employé en situation de départ. Il doit notamment s’engager à restituer tous les documents sensibles qui pourraient être exploités par la concurrence. Ajoutez également une clause de secret ou de confidentialité pour renforcer la protection de vos données et empêcher la divulgation d’informations stratégiques.Centraliser les données commerciales via un outil CRM
Avec un outil CRM, vous gardez toutes les informations sur vos clients, les données marketing et les historiques de ventes dans un seul endroit. Vos commerciaux pourront consigner chaque interaction client, ce qui vous permet de les conserver en interne. En plus de vous aider à mieux suivre votre activité commerciale, vous restez maître de vos données. En cas de départ d’un vendeur, sa clientèle et ses prospections en cours restent dans votre entreprise. Pour sécuriser davantage votre outil CRM, intégrez la vérification à 2 étapes pour vous assurer qu’un collaborateur passe au moins 2 étapes de sécurité pour accéder aux données. Ainsi, en cas de départ, vous sécurisez ces informations en lui retirant ses accès.
Sécuriser l’accès aux données sensibles
41% des entreprises autorisent l’accès de tous les employés à près de 1000 fichiers sensibles. Ce qui n’est pas une bonne nouvelle pour la protection de vos données. Pour éviter toutes mauvaises surprises :- Classez les informations selon leur degré de sensibilité
- Limitez l’accès aux informations stratégiques des employés
- Définissez les droits d’accès de chaque collaborateur
- Assurez la sauvegarde régulière et automatique des données sensibles et/ou stratégiques