La mise en œuvre d’un projet bureautique ou de productivité autour d’OFFICE 365 a trop souvent été envisagé sous l’angle technique ou technologique…
Les prestataires informatiques ont longtemps dénigré ou alors pas assez considéré la dimension humaine d’un projet informatique en PME… hors elle est essentielle dans sa réussite.
Voilà les 5 points incontournables à prendre en compte pour inculquer un zeste de culture digitale à vos équipes et transformer ainsi votre projet OFFICE 365 en projet innovant d’entreprise.
1/ La nécessité des cycles courts
L’environnement digital est en perpétuelle mutation. Si votre processus de rédaction de cahier des charges, production et validation est trop long, les technologies utilisées au moment de la mise en œuvre risquent d’être déjà dépassées. Il faut donc tester rapidement et apprendre dans un délai réduit. OFFICE 365 permet d’implémenter des fonctionnalités et de les évaluer en temps réel très rapidement.
2/ L’obsession de la mesure
Même si vous pouvez vous permettre de « tatonner », essayez, testez pour évaluer différentes pistes, Il faut être certain d’être dans la bonne direction. L’obsession de la mesure, c’est ce besoin de mesurer l’impact, de valider en continu, d’effectuer un retour sur ce qui est fait afin de le refaire en mieux et de vérifier que les objectifs principaux sont atteints. Définissez-vous des indicateurs de réussite : temps de production, volume de traitement, satisfaction client, volume des ventes, gains financiers…
3/L’autonomisation des équipes
L’ère digitale évolue à grande vitesse. Si une décision doit remonter toute la chaîne hiérarchique, d’autres auront eu le temps de vous prendre de vitesse. Un vrai management 3.0 sera de faire savoir aux collaborateurs ce qu’ils peuvent et doivent traiter par eux-mêmes. Leurs missions doivent être formalisées explicitement. OFFICE 365 permet facilement aux collaborateurs de proposer des nouvelles solutions correspondant à leur problématiques quotidiennes. Leur implication transformera la dynamique du projet et améliorera la productivité du groupe.
4/Le droit à l’erreur
Et si un collaborateur se trompe… ce n’est pas grave. Pour avancer rapidement il faut prendre des risques. Sans droit à l’erreur, pas de risque donc pas d’innovation. Si chez vous, l’erreur n’est pas permis, laissez la digitalisation à vos concurrents. Le droit à l’erreur permet d’apprendre ce sur quoi on a fauté, d’en tirer des leçons et de progresser. Un bon manager doit favoriser cela pour ses équipes, modérément bien entendu. En craignant moins les erreurs, les collaborateurs ressentiront moins de pression, seront moins stressés et proposeront plus aisément de nouvelles idées.
5/ La collaboration étroite entre IT et métier
Les projets de digitalisation (via OFFICE 365 entre autres) sont tout sauf des projets techniques. Il est essentiel que les idées et propositions émanent des différents services/métiers. Toute solution imposée par le service informatique ou par le prestataire informatique ira… « droit dans le mur ». C’est l’équilibre entre les besoins métier et l’expertise de l’informatique qui permettra la réussite du projet.
Pour avancer dans ces différents domaines, pensez à faire participer la fonction gestion du personnel ou RH au sein de votre entreprise : la formation, l’accompagnement, la communication interne sont autant de leviers indispensables au développement de ces 5 points.
Alors vous êtes prêts ?
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