Afin de vous accompagner durant cette reprise, nous avons mis en place une page spécial REBOND.

5 techniques pour transformer OFFICE 365 en outil de télétravail performant 

Le télétravail gagne du terrain durablement, ce qui oblige les entreprises à s’adapter à ce tout nouveau mode de collaboration. Comment faciliter le travail d’équipe et se connecter virtuellement à ses clients ? Comment manager des projets à distance ? 

Les outils développés par Office 365 offrent aux entreprises l’équipement nécessaire pour répondre à ces problématiques. Dans cet article, découvrez 5 bonnes pratiques pour exploiter pleinement le potentiel de cette solution ! 

 

Former des équipes sur Microsoft Teams

Reformer ses services de manière virtuelle est un impondérable dans la réussite du télétravail. Grâce à Microsoft Teams, vous pouvez recréer les différents pôles de votre entreprise et rassembler vos équipes. L’objectif est d’offrir, à chaque service, un espace où regrouper ses documents, ses échanges et ses tâches. Les membres d’une équipe peuvent dialoguer en public ou en privé avec un collègue, organiser des réunions ou des appels téléphoniques. 

La cohésion est sauvegardée, malgré un environnement différent.  

 

 

 

 

Inviter les clients à collaborer en direct

Grâce à Microsoft Teams, vous pouvez même former des équipes avec vos clients ou fournisseurs, afin de collaborer plus efficacement avec eux. Créez alors des équipes par projet, invitez les partenaires et/ou clients à vous rejoindre, pour conserver un contact permanent. 

En gardant un lien continu avec tous les acteurs du projet, vous limitez les erreurs et fluidifiez l’échange d’informations. Centraliser toutes les données au sein d’un même espace permet à chacun de disposer du même niveau d’information. 

C’est toute la chaîne de développement qui bénéficie de ce gain de productivité ! 

Enfin, impliquer le client – en toute transparence – dans votre processus de production augmente sa confiance en votre entreprise. Cette relation de proximité se ressentira forcément sur sa satisfaction et sa fidélité. 

 

 

 

Gérer les tâches collectives avec Planner

Respecter les délais, assurer indirectement la satisfaction client et faire en sorte que ses équipes restent productives, c’est le rôle d’un chef de projet. En télétravail, il est essentiel de conserver une certaine agilité dans la gestion des tâches, avec un flux de travail synchronisé et une visualisation globale de l’avancée d’un projet. 

Techniques phare du développement de projet en équipe, la méthode Kanban demeure un must du télétravail. Or, Microsoft 365 l’intègre parfaitement dans sa suite grâce à l’outil Planner. 

Affichées directement dans Microsoft Teams, les colonnes et cartes offrent à votre équipe une visualisation optimale des actions à mener. Mieux encore, chaque tâche définie dans Planner fait office de pense-bête, porte-documents et espace d’échange. Le chef de projet, ainsi que ses collaborateurs, peuvent y ajouter des notes, des fichiers et des commentaires, en plus des éléments de gestion indispensables comme les étiquettes, les délais et le niveau de priorité. 

Plus besoin de se déplacer dans un bureau ou d’envoyer un email pour obtenir des informations, tout se fait dans le tableau. Un processus qui fait gagner un temps précieux à toute l’équipe ! Dès l’ouverture d’une carte (donc, d’une tâche), chacun peut s’atteler à sa mission immédiatement. 

 

 

 

 

Centraliser les fonctions d’agenda avec To-Do

En parallèle de Planner, chaque collaborateur peut utiliser un autre outil de gestion très performant : Microsoft To-Do. Plutôt que de remplir un agenda annexe, To-Do s’intègre aux solutions existantes comme Planner, Outlook ou Calendrier. Chaque salarié peut constituer sa liste de missions, par ordre de priorité, transformer ses emails en tâches, ajouter des rappels, noter ses rendez-vous… 

 

 

Utiliser des outils combinés pour gérer son planning optimise considérablement l’organisation de toute l’entreprise. Cette bonne pratique évite les distractions ou recherches interminables, courantes lors d’une activité en télétravail. 

 

 

Collaborer sur un document

Les innombrables suites d’email à propos d’une présentation ou d’un document interne, c’est terminé ! Pour faciliter le télétravail, Microsoft 365 offre de puissantes fonctionnalités d’échanges au sein d’un fichier.  

Enregistré dans le Cloud Microsoft, un document devient collaboratif et se met à jour en temps réel. Grâce aux mentions et commentaires, vous délimitez les parties à traiter, tout en assignant des actions directement à un collègue. Il reçoit une notification qui le mène à l’endroit où interagir : un vrai gain de temps quand le document faire plusieurs pages !  

De plus, cela évite les erreurs d’interprétation qui mènent à corriger une partie déjà traitée ou déléguée à quelqu’un d’autre. 

Inutile d’attendre que l’un ou l’autre ait terminé ses corrections, puis envoyé le fichier, pour travailler (enfin !) dessus. 

Si plusieurs collaborateurs modifient le document, en même temps, il conservera toutes les modifications. Aucune perte possible !  

 

 

Imaginez la puissance de ces fonctions dans le cadre d’une collaboration sur une offre, une formation interne, une brochure ou une présentation importante.  

 

Agilité, fluidité, sécurité… Microsoft 365 aide les entreprises à passer le cap du télétravail, grâce à des options collaboratives puissantes. Ces solutions sont garantes de la continuité de vos activités en transposant, de la façon la plus réelle possible, votre environnement de travail dans un espace virtuel. 

 

Pour savoir tout ce qu’Office 365 peut faire pour vous, téléchargez le guide « Office 365, au service des PME » !

 

Articles les plus lus

Yourcegid RH promet un avenir fleurissant à Herboratum !

Les PME, quel que soit leurs secteurs d’activité ont des besoins et des exigences quant à la gestion de leur Paie et leurs Ressources Humaines. Cegid répond aux demandes de ces entreprises avec des solutions flexibles et modulaires, alliant technologies de l’information et expertise métier…

Lire l'article »

Windows 7: c’est fini!

L’arrêt du support étendu de Windows 7 prend fin le 14 janvier 2020. Désormais, il

Lire l'article »

Votre sécurité est-elle conforme au RGPD ?

L’Indice d’Hygiène Informatique (IHI) vous permet d’évaluer votre système d’information.  
La sécurité de votre informatique est-elle à la hauteur des enjeux du RGPD ?
Les informations que vous détenez sur vos clients sont-elles suffisamment protégées ? 
En bref, votre informatique est-elle prête pour la digitalisation ?  

Lire l'article »

Contenus les plus téléchargés

LE
GUIDE

Renseignez votre email pour recevoir notre guide « Le guide du fabricant sur la rentabilité grâce à la technologie » directement dans votre boite mail.

INFO
GRAPHIE

Renseignez votre email pour recevoir notre infographie « les 6 clés de la réussite des PME Industrielles » directement dans votre boite mail.

LIVRE
BLANC

Renseignez votre email pour recevoir notre livre blanc « Les 4 étapes essentielles pour mieux gérer sa production » directement dans votre boite mail.