Cela fait bientôt un an que nous utilisons Teams. Découvrez à quel point cette application a changé notre vie ! Ou du moins amélioré notre productivité au travail.
Pourquoi nous utilisons Teams ?
Après avoir utilisé les Groupes OFFICE 365 pendant plusieurs mois pour le suivi de nos campagnes Marketing, nous étions à la recherche d’un outil reprenant notamment des fonctionnalités de collaboration plus intégrées.
Ces campagnes concernent aussi bien la holding que les agences de notre groupe. Plusieurs typologies de personnes sont concernées : l’équipe Marketing, Communication, la direction, les consultants et les techniciens. Teams est un lieu d’échange global et de partage. À travers la plateforme, nous pouvons discuter entre collaborateurs notamment sur des thématiques en perpétuelles évolutions. Un seul mot d’ordre… sus aux mails !
Quelles étaient nos contraintes ?
Nous voulions éviter les échanges d’e-mails qui n’en finissent plus, les réponses qui tardent à arriver. C’est à la fois une perte de temps et un risque de transmettre une information qui finalement n’est jamais à jour. Il n’y a ni historique, ni versioning. Aussi, chacun stocke ces échanges dans sa boîte e-mail alors que tout pourrait être capitalisé en un seul et même endroit. Enfin, on ne peut pas toujours téléphoner à tout le monde en même temps pour diffuser une information importante. Il est donc indispensable de pouvoir transmettre du contenu et des messages en temps réel.
Ce que nous avons gagné en utilisant Teams
Pouvoir accéder rapidement aux fichiers représente un gain de temps indéniable : moteur de recherche, versioning, notifications automatiques, sont autant de fonctionnalités qui changent notre quotidien. Teams nous a même permis d’inclure directement dans un onglet une liste sharepoint de suivi de traitements de clients. Celle-ci se synchronise de façon dynamique.
Nous avons résolu notre casse-tête : communiquer en temps réel en gardant la trace de nos échanges dans un espace global où tout est centralisé et sécurisé… Grâce à cela, nous allons plus vite avec une vision optimale des éléments dont nous avons besoin. Les discussions et le Wiki (une sorte de Wikipédia dédié) intégrés à Teams permettent de capitaliser les informations captées par chacun.
L’utilisation des onglets sur Teams
Cerise sur le gâteau, il est possible d’encapsuler un document Excel directement dans un onglet de Teams… cela permet d’obtenir Une vision instantanée d’un processus défini sur Excel sans avoir à chercher le fichier et à ouvrir Excel ! Mais ce n’est pas tout :
- Il est possible d’intégrer un certain nombre d’outils et services grâce à des onglets placés en haut du canal
Par défaut, Teams nous propose :
- Les conversations : pour échanger entre collaborateurs, suivre une discussion autour d’une campagne ou d’un sujet précis,
- Les fichiers : pour insérer les documents les plus importants liés à une campagne,
- Le Wiki : pour prendre des notes, élaborer des documents, collaborer et modifier des documents en temps réel.
Ce que nous avons pu ajouter nous-mêmes :
- Le tableau de bord qui est un planificateur de tâches, permettant de gérer les éléments de travail au fil du temps,
- Des fichiers Excel, PDF…
Les applications intégrées à Teams que nous utilisons le plus souvent :
Nous souhaitions :
- Capitaliser sur nos connaissances,
- Enrichir et fluidifier nos échanges autour d’un thème précis,
- Centraliser et donc retrouver facilement les documents liés à un projet,
- Suivre les tâches de chacun pour gagner en qualité et rapidité.
Et bien vous voulez que je vous dise… mission réussie et surtout Teams est super agréable à utiliser au quotidien.
Nos conseils pratiques
Avant de vous lancer, il est important de définir de quelle manière vous souhaitez structurer les informations attendues… et surtout comment les utilisateurs pourront y accéder (mobilité, dans ou en dehors de l’entreprise, intégration de partenaires extérieurs ou pas…).
Disponibilité
Teams est disponible dans Office 365 et sur les plateformes mobiles suivantes : iOs, Android et Windows Phone.
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