Externalisation de la paie : quand faut-il déléguer la gestion de la paie ?

L’externalisation de la paie est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises. Cependant, il est parfois difficile d’autoriser une autre entreprise à gérer les salaires de vos employés… Pourtant, la sous-traitance se dote de nombreux avantages pour votre activité ! 

Quand faut-il externaliser la gestion de la paie ? Quels sont les bénéfices de cette pratique ? On vous révèle tout dans cet article ! 

 

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie est une activité courante à laquelle les entreprises ont recours pour réduire la charge de travail de leur département des ressources humaines. Cette pratique consiste à confier tout ou partie de la gestion de la paie à un prestataire externe. 

L’un de ses principaux objectifs est de réduire les risques d’erreur liée à la conformité réglementaire, tout en veillant à ce que les employés reçoivent leurs fiches de paie dans les délais. 

 

L’externalisation partielle de la paie

Déléguer une partie de la gestion de la paie implique que seules des tâches spécifiques sont effectuées par le prestataire. Bien souvent, ce dernier fournit un outil pour faciliter l’administration des bulletins de salaire, la gestion des congés, le paramétrage des cotisations, la distribution des primes, etc. 

Concrètement, l’entreprise utilise un outil extérieur, mais garde le contrôle de son processus de paie.  

 


L’externalisation totale de la paie

L’externalisation complète couvre le processus, du début à la fin. Le prestataire prend en charge toutes les étapes de gestion, ainsi que les logiciels, les applications et le personnel nécessaire pour répondre à toutes les exigences de l’entreprise en matière de paie.  

Le prestataire est également responsable de l’exactitude et de la rapidité du traitement de la paie, ainsi que de l’envoi des paiements pour les salaires et les organismes gouvernementaux. 

 

 

Les avantages de l’externalisation de la paie

Est-ce une bonne idée d’externaliser la paie, totalement ou partiellement ? La réponse est OUI ! Cette pratique présente de nombreux avantages pour votre entreprise : 


La compétitivité

Votre service de gestion de la paie allège sa charge de travail et peut se concentrer sur des aspects plus pertinents de son activité, comme améliorer le bien-être au travail, optimiser son processus de recrutement ou se concentrer sur le plan de carrière des collaborateurs. 

Des missions qui accentuent la productivité de vos équipes, et donc la compétitivité de votre entreprise. 


Une réduction des coûts et un gain de temps

L’externalisation vous aide à gagner du temps et de l’argent. Qu’elle soit totale ou partielle, cette sous-traitance minimise les ressources et les risques (parfois cachés) nécessaires à la gestion de la paie. 

Cependant, le point sur lequel le gain de temps est le plus flagrant concerne la veille réglementaire et conventionnelle. Avec un outil de gestion de la paie qui se met à jour, en temps réel, vos bulletins restent toujours conformes aux normes prévues par votre convention ou secteur d’activité. Ce qui amène justement à l’avantage suivant… 


Une fiabilité et des garanties

Vous pouvez être sûr qu’une entreprise externe se concentrera à 100 % sur le bon déroulement du processus de paie et sur la prévention des risques. Les erreurs seront moins susceptibles d’être commises ou les délais administratifs d’être dépassés, évitant ainsi des coûts inutiles. 


Une meilleure analyse des données

Externaliser la paie signifie bien souvent avoir une meilleure connaissance de vos données financières et salariales. Un outil de gestion de la paie, qu’il soit piloté en interne ou par un prestataire externe, envoie des rapports qui vous permettent de connaître l’état de votre service RH.  

Ces données vous aident aussi à analyser des situations particulières telles que l’absentéisme, les nouvelles réglementations et tous les indicateurs indispensables pour veiller sur la bonne santé de votre service paie/RH. 

 


 


Comment savoir si vous devez externaliser la paie ?

Les entreprises qui ont des problèmes de gestion, un manque de personnel ou de temps devraient externaliser leur paie. Pour savoir si c’est votre cas, voici 5 signes qui ne trompent pas ! 


1. Des employés débordés… et non formés !

Si votre gestionnaire de paie porte plusieurs casquettes, qu’il s’occupe aussi de la comptabilité et des ressources humaines, c’est qu’il est temps de déléguer tout ou partie du processus ! La supervision de la paie peut être – littéralement – un travail à temps plein. Ce rôle englobe la saisie des données, le calcul des salaires, la gestion des absences et des primes, la relation avec les organismes d’état, la veille réglementaire… 

Sous-traiter ou opter pour un logiciel de gestion de la paie complet permet de recentrer les employés sur leurs compétences propres. 

 

2. Des erreurs courantes sur les bulletins de salaire

Le service RH ne peut pas se permettre de faire des erreurs lors du traitement des salaires. La paie est un élément essentiel du bien-être des salariés. Elle impacte directement leur quotidien.  

Si vous constatez des erreurs de saisie fréquentes, des montants erronés ou des oublis réguliers, c’est qu’il est temps d’externaliser la gestion de la paie, ou de changer de logiciel. 

 

3. Un turnover important dans votre service paie

Certaines entreprises subissent un taux de rotation élevé dans leur service paie. Ce phénomène s’explique par le niveau de rigueur exigé par ce travail. Une rigueur qui engendre souvent du stress, surtout auprès des salariés non formés à cette fonction. 

Si vous observez un turnover important dans ce service, c’est qu’il est temps de changer votre façon de travailler. D’autant que des recrutements et formations constants, pour le même poste, ont un coût important pour l’entreprise et pèsent sur votre compétitivité… 


4. Aucune visibilité sur les données analytiques de la paie

Les rapports de paie fournissent des informations significatives pouvant aider votre entreprise à prendre des décisions cruciales. Analyser les données concernant les salaires, l’absentéisme, les primes, l’évolution des rémunérations ou encore la masse salariale permet de mieux gérer vos ressources humaines.  

Vous pouvez faire des projections sur vos futurs investissements en matière d’embauche et piloter plus efficacement vos projets RH. 


5. Votre entreprise est en pleine expansion

Lorsque votre entreprise est en pleine croissance, vous devez vous concentrer sur sa gestion. Vous avez sûrement de nouveaux recrutements à gérer… et qui dit nouveaux collaborateurs dit plus de bulletins de salaire ! 

L’expansion de votre entreprise génère forcément du travail supplémentaire pour votre service paie/RH. C’est peut-être le moment de l’alléger en déléguant la paie ? Vos gestionnaires pourront se concentrer sur le recrutement, l’accompagnement et la formation des salariés, en vue d’accompagner la croissance de l’activité. 

 

Le choix d’un processus de gestion de la paie dépend entièrement des caractéristiques de l’entreprise : ressources, compétences, organisation… Il n’existe pas de solution « toute faite » ou universelle. Prenez le temps d’évaluer la complexité de votre entreprise avant de choisir d’externaliser la paie. 

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