Facture électronique : rappel des mentions obligatoires

La dématérialisation des factures est effective depuis 2020 pour les entreprises travaillant avec l’administration publique. Même si les PME et TPE peuvent attendre jusqu’en 2024, il est conseillé de vous préparer dès maintenant et de vous mettre en conformité avec la loi facture électronique. 

 

Parmi les éléments qui nécessitent une attention particulière, nous pouvons citer les mentions obligatoires. En effet, chaque facture doit intégrer des informations spécifiques qui, en cas d’absence, vous exposent à une amende pouvant atteindre 375000 €.  

 

Cet article est donc l’occasion de rappeler les mentions obligatoires d’une facture, mais aussi de vous livrer des conseils pour assurer la mise à jour et la conformité de vos données !

 

Facture électronique : les mentions obligatoires

Facture électronique ou papier, les mentions obligatoires restent les mêmes, quel que soit le format. Cela signifie qu’on retrouve toujours les dates d’émission et de la prestation, ainsi que le numéro de la facture. Mais ce n’est pas tout ! Voici les informations indispensables à faire apparaître sur ce document : 

 

Votre identité en tant que vendeur

Votre facture doit comporter les informations sur votre entreprise : 

  • Dénomination sociale 
  • Adresse du siège social et adresse de facturation 
  • Numéro SIREN 
  • Forme juridique 
  • Capital social 
  • Numéro RCS 
  • Ville du greffe d’immatriculation si vous êtes commerçant 
  • Département d’immatriculation pour les artisans

L’identité du client

L’identité du client comprend sa dénomination sociale, son adresse, ainsi que celle de livraison et de facturation. 


Les produits ou services vendus

La loi exige une mention claire et spécifique des produits ou services que vous vendez au client. Vous devrez préciser : 

  • Leur dénomination 
  • La quantité 
  • Le prix unitaire hors TVA 
  • La TVA ajoutée 
  • Les éventuelles remises ou rabais 
  • La nature du produit 
  • La marque 
  • Les références des produits 
  • Les matériaux et la main-d’œuvre 

Les informations sur le paiement

Parmi les mentions obligatoires sur une facture électronique, on retrouve évidemment : 

  • La date ou le délai du paiement 
  • Les conditions d’escompte pour les paiements anticipés 
  • L’éventuel numéro ou référence de commande fourni par le client 
  • Les pénalités pour retard de paiement 

La durée de garantie pour certains biens

Depuis 2021, votre facture électronique doit mentionner la durée de garantie minimale de 2 ans pour certains biens, parmi lesquels : 

  • Les appareils électroménagers 
  • Les équipements informatiques et électroniques grand public  
  • Les appareils dotés d’un moteur électrique ou thermique 
  • Les biens de consommation soumis à une garantie : articles de sport, bijoux, montres, lunettes de soleil, luminaires, meubles, jeux, jouets, consoles vidéo… 

 

 

Les mentions particulières d’une facture numérique

Au-delà des mentions obligatoires, la loi impose que votre facture électronique comporte certains renseignements lors de cas particuliers. Ces situations sont les suivantes : 

 

  • Si le vendeur fait partie d’un centre de gestion ou d’une association : dans ce cas, la mention “Membre d’une association agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté” doit être ajoutée. 

 

  • Si le prestataire bénéficie d’un régime de franchise de TVA : c’est le cas des micro-entreprises, par exemple. Dans ce cas, la facture doit comporter la mention “TVA non applicable, art. 293 B du Code général des impôts”. 

 

  • Si c’est l’acheteur qui déclare la TVA : la mention à faire figurer sur la facture numérique est : “Auto-liquidation de la TVA”. Il est aussi obligatoire de préciser qu’il s’agit d’un “Montant hors taxe”.
     
  • Si le vendeur est un artisan pour qui une assurance professionnelle est obligatoire : on doit retrouver l’identité de l’assureur, ainsi que ses coordonnées sur la facture électronique 

 

Les pénalités encourues en cas d’absence de ces mentions

La loi sur la facture électronique prévoit également des amendes si les mentions précitées ne figurent pas sur ces documents : 

  • Pour chaque mention manquante ou inexacte, vous risquez une amende fiscale de 15 €. 
  • L’amende administrative s’élève à 75 000 € pour une personne physique et 375000 € pour une personne morale. 

 

Cette dernière amende peut être doublée si vous réitérez des erreurs sur votre facture électronique dans un délai de 2 ans. Pour éviter ces pénalités, il ne suffit pas d’intégrer dès maintenant l’usage de la facture électronique. Vous devez adopter des bonnes pratiques pour vous assurer de la conformité des données et des factures ! 

 

Facture électronique : comment sécuriser et fiabiliser les données ?

La réponse la plus probante pour fiabiliser les données de vos clients et fournisseurs se trouve dans l’adoption d’un outil de facturation. Cependant, pour être prêt au moment du déploiement officiel de la loi sur la facture électronique, mieux vaut intégrer cet outil à votre ERP. 


En effet, si le logiciel comptable peut garantir la conformité du format des factures, il n’assure pas la qualité et la justesse des données. L’ERP, quant à lui, propose désormais une ouverture vers vos autres outils de gestion, mais aussi vers l’extérieur. Clients, fournisseurs et partenaires disposent d’accès (limités et contrôlés, bien entendu) à votre ERP, afin d’ajuster en temps réel leurs données si besoin. 


Lorsqu’ils passent commande, vérifient le suivi de livraison ou souhaitent simplement vous contacter, ils accèdent aussi à leurs informations professionnelles. S’ils peuvent les modifier en quelques clics, vous êtes assuré de conserver une base de données à jour et conformes avec la loi. 


Lorsque vous préparerez le passage à la facturation numérique, pensez-y ! Veillez à ce que votre outil actuel se mette en conformité avec cette nouvelle loi et offre une ouverture collaborative à vos clients et fournisseurs. Le processus de facturation s’en trouvera fluidifié. De plus, vous évitez les éventuelles pénalités, tout en faisant gagner du temps à votre équipe. 


Le service comptable peut ainsi se consacrer aux tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise. 

Vous voulez en savoir plus sur la loi facture électronique et ce qu'elle implique pour votre entreprise ?

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