Comment gérer vos projets avec 3 outils, du plus simple au plus complexe, telle est la stratégie de Microsoft. Vos collaborateurs pourront utiliser Office pour des tâches faciles comme fastidieuses.
1/ La gestion de tâches dans OUTLOOK, une application qui simplifie la vie
La gestion de tâches sous Outlook est idéale pour créer, gérer, modifier toutes so
rtes de listes de tâches (liste de courses, projets personnels et projets professionnels) ! Bien sûr, celle qui nous intéresse concerne les projets professionnels. Pour respecter les dates butoirs, il est possible de s’ajouter des rappels, de fixer des échéances et prendre des notes. Pour mieux s’y retrouver, certain(e)s peuvent aussi jouer avec les couleurs pour délimiter chaque projet.
La sécurité des données n’est pas exclue, car les données sont chiffrées.
La synchronisation des tâches dans le cloud se fait sur tous les appareils (smartphone, ordinateur, tablette). L’application est accessible pour iPhone, Android, Windows 10 et sur Internet.
2/ Planner, pour une organisation logique et visible instantanément
Vous l’avez sûrement déjà constaté : lorsque l’on travaille à plusieurs, il n’est pas toujours évident de s’organiser selon les agendas de chaque collaborateur. Microsoft Planner est un outil de gestion des projets en équipe. Son interface intuitive est représentée sous forme de colonnes. Inutile d’envoyer des e-mails en grande quantité pour connaître les disponibilités de chacun. Vous attribuez des tâches avec des dates limites et c’est parti !
C’est l’outil par excellence pour visualiser la progression sur un projet, affecter des tâches à des collaborateurs. On l’a nous-mêmes testé et approuvé !
3/ Project : suivi des projets, des ressources et des équipes
Plutôt utilisé par les MGE (Moyennes et Grandes Entreprises), Microsoft Project est un outil un peu plus structurant que la gestion de tâches sur Outlook et Planner. Vous cherchez à être plus opérationnel(le) ? la visualisation de plannings complexes sera plus accessible grâce à ses chronologies multiples et prédéfinies.
Pas toujours simple de gérer correctement ses ressources. Microsoft Project vous permet de gérer celles-ci plus facilement, créer des plannings plus efficaces et former des équipes de projet. Project dispose de plusieurs modèles prédéfinis de plans de projets, cela peut vous faire gagner du temps !
Les outils de collaboration Skype Entreprise, Yammer y sont intégrés et favorisent le travail d’équipe via de l’audio et de la vidéo.
L’automatisation vous évitera d’accumuler des tâches inutiles. Il vous suffira de renseigner une date de début et de fin selon les dépendances. L’inspecteur de tâches de Project identifie les affectations de tâches et les ressources qui seront nécessaires.
Aussi, en synchronisant les listes de tâches, les collaborateurs peuvent mettre à jour leurs affectations dans Sharepoint. Les données s’afficheront par la suite sur Project.
Si les diagrammes de Gantt font partis des outils professionnels que vous utilisez, alors vous serez heureux (-ses) de les retrouver dans Project. La séquence des tâches permet de comprendre les relations entre les différentes tâches et celles qui sont prioritaires pour la réussite du projet.
Enfin, Microsoft Project propose également des rapports prédéfinis afin de visualiser des données, informations détaillées sur un projet et atteindre plus facilement vos objectifs. Chaque collaborateur peut ainsi prendre des décisions plus facilement.
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