Offboarding : comment organiser le départ d’un salarié ?

Le recrutement et le départ des salariés d’une entreprise sont deux constantes sûres, mais elles ne sont pas toujours gérées de la même façon. S’il est habituel de soigner l’intégration d’un collaborateur, mettre en place une stratégie d’offboarding est moins courant. 

Le cycle de vie d’un employé a toujours une date de début et une date de fin. Cependant, de nombreuses entreprises agissent comme si cette date butoir ne se produira jamais. 

Pourtant, préparer, célébrer et comprendre le départ d’un collaborateur contribue à un meilleur avenir pour l’entreprise. Alors, comment organiser au mieux le processus d’offboarding ?  

 

Offboarding : définition

L’offboarding désigne la procédure qui marque le départ du salarié des effectifs de l’entreprise. C’est l’inverse du processus d’onboarding, par lequel le salarié est intégré à l’équipe.  

Le concept d’offboarding comprend toutes les activités menées pour s’assurer que les employés terminent leur relation de travail avec l’entreprise de manière satisfaisante.  

 

L’importance de l’offboarding pour l’avenir de l’entreprise

Ce processus est très important à plusieurs niveaux car il permet de : 

 

Transformer le salarié en ambassadeur

L’offboarding est crucial pour conserver un environnement de travail positif jusqu’au bout. Le salarié part alors avec une bonne impression de votre entreprise et peut même devenir ambassadeur. Il s’agit là d’une occasion pour travailler sur votre marque employeur 

 

Conserver de bonnes relations avec un éventuel partenaire futur

Il est raisonnable de penser que l’employé pourra occuper un poste utile pour votre entreprise. S’il part dans une organisation similaire ou complémentaire à la vôtre, cela peut ouvrir la voie à de nouvelles opportunités de travail.  

D’un autre côté, ce salarié peut aussi revenir au sein de votre équipe, dans quelques années, avec plus d’expérience ou de nouvelles compétences. 

 

Comprendre le départ du salarié afin d’améliorer sa dynamique interne

Un processus d’offboarding réussi permet à l’employé de fournir un retour sur son expérience au sein de l’entreprise. Il peut s’exprimer librement concernant son ressenti sur les processus de travail, le climat général et le niveau de bien-être. 

À cet effet, l’offboarding devient un outil utile pour détecter les faiblesses et les forces de votre entreprise.

 

Organiser le départ d’un collaborateur : nos conseils RH

Vous trouverez ci-dessous quelques bonnes pratiques à intégrer dans votre processus d’offboarding afin d’offrir une expérience positive pour le salarié, et utile pour votre entreprise ! 

 

Préparer une stratégie d’offboarding

Vous avez certainement un plan pour l’accueil des salariés. Pourquoi ne pas préparer une stratégie pour le départ d’un collaborateur ? Afin de ne rien oublier, créez une feuille de route. Ce document servira de guide pour accompagner le salarié sortant. 

Vous y aborderez tous les points que nous allons voir par la suite : l’entretien de départ, la remise du matériel professionnel, la sécurisation des données, l’événement de sortie, etc.  

Pensez à utiliser un outil RH, comme QuarksUp, pour structurer ce process et en automatiser une partie (notamment l’envoi du formulaire, la gestion de l’entretien de départ, la transmission des documents de fin de contrat, etc.). 

 

Célébrer le départ du salarié

L’aspect le plus crucial d’une stratégie offboarding réussie est de traiter le salarié sortant avec convivialité, quelle que soit la raison de son départ. Célébrez ses réalisations, son parcours et ses initiatives pour lui montrer que vous avez apprécié ses efforts.  

Des adieux mémorables (et positifs !) inciteront les employés à parler positivement de leur expérience, ce qui augmentera la valeur de votre marque employeur. Garder le contact avec eux et former un réseau d’anciens salariés facilitera l’acquisition de talents, les partenariats et la gestion de votre réputation. 

 

 

Sécuriser les données

Un processus de sortie des employés inadéquat peut représenter un risque de sécurité énorme pour votre entreprise. Imaginez qu’un employé qui part conserve l’accès à son compte même après avoir quitté l’entreprise.  

Pour aller plus loin sur ce sujet, nous vous invitons à lire notre article : « Départ d’un collaborateur: comment protéger vos données stratégiques? ». 

 

 

Faire remplir un formulaire au salarié sortant

Les employés sortants peuvent donner un avis honnête sur votre entreprise, car ils n’en dépendent plus. Un programme d’offboarding, comportant une documentation du processus des départs, s’avère pertinent pour révéler les raisons de la démission des salariés… et trouver des moyens de les éviter dans le futur !  

Une bonne pratique consiste à faire parvenir un formulaire pour préparer l’entretien de départ (ou le remplacer). Le salarié pourra évoquer les raisons de sa démission et vous donner des pistes d’amélioration : 

  • Pourquoi êtes-vous parti à la recherche de nouveaux challenges / d’un nouveau poste ?  
  • Qu’avez-vous le plus apprécié dans votre travail ? Qu’avez-vous le moins aimé ? 
  • Avez-vous eu tous les outils nécessaires au bon déroulement de vos missions quotidiennes ? 
  • Vous êtes-vous senti encouragé et soutenu par votre hiérarchie / vos collègues ? 
  • Votre travail a-t-il suffisamment été valorisé ? 
  • Étiez-vous en accord avec nos valeurs et notre culture d’entreprise ? 
  • Avez-vous des pistes d’amélioration à nous suggérer ? 

Cette liste n’est pas exhaustive. Selon les conditions de travail proposées, vous pourrez aussi évoquer le télétravail, les avantages en nature, les team-buildings, etc. 

 

Transformer les formulaires en reporting

L’objectif du formulaire est d’organiser un sondage clair et précis, qui se transformera en données tangibles. Si certaines questions peuvent être ouvertes, veillez à ce que la majorité soit fermée et puisse faire l’objet de statistiques. N’hésitez pas à utiliser également des échelles de notation quand c’est possible. 

Au fur et à mesure que vous collecterez des données, vous visualiserez mieux les causes du départ des salariés et les points à améliorer pour booster le bien-être au travail. Vous aurez aussi la possibilité d’évaluer les évolutions dans le temps, pour voir si vos stratégies RH fonctionnent.   

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