Parcours d’intégration du salarié : 5 bonnes pratiques à respecter

 80% des DRH cherchent à fidéliser leurs collaborateurs… alors que 80% des travailleurs voulaient quitter leur entreprise (en 2019). Et si, le secret pour conserver vos équipes, était d’améliorer le parcours d’intégration du salarié ? 

Accueillir un nouveau salarié correctement et lui partager, dès le départ, la culture de votre entreprise l’aide à mieux s’intégrer dans votre environnement de travail. Une bonne pratique qui va le rendre susceptible de rester plus longtemps. Vous évitez ainsi de dépenser pour recruter de nouveaux talents. 

Mais comment réussir le parcours d’intégration du salarié ? Réponses en 5 bonnes pratiques ! 

 

Qu’est-ce que le parcours d’intégration du salarié ?

Le parcours d’intégration du salarié désigne le processus mis en place pour accueillir un nouvel arrivé dans votre entreprise. Il comprend la présentation à vos équipes, ainsi que des activités d’orientation et de familiarisation avec vos valeurs et la culture d’entreprise. 

L’intégration d’un nouveau collaborateur ne peut s’effectuer en seulement une ou deux heures. Bien souvent, il s’étend sur plusieurs jours afin qu’il se sente parfaitement à l’aise et investi dans son nouvel environnement. 

En général, les entreprises procèdent en 3 étapes pour accueillir un nouveau salarié : 

 

1. La pré-intégration du nouveau collaborateur

La première phase commence dès qu’un candidat accepte votre offre et se poursuit jusqu’à son premier jour de travail. Ce délai est l’occasion d’anticiper les formalités administratives liées à l’embauche et lui demander les documents dont vous avez besoin. C’est aussi le moment où vous lui faites parvenir livret d’accueil et présentation de l’entreprise, si vous en avez. Il pourra en prendre connaissance tranquillement. 

Par ailleurs, il est important de prévenir, en interne, les collègues de l’arrivée du nouveau collaborateur. 

D’un point de vue logistique cela permet de prévenir les personnes qui ont besoin de préparer du matériel (ordinateur, téléphone, véhicule, badge, vêtements de travail etc.). Ainsi le collaborateur disposera du matériel nécessaire dès son premier jour. 

D’un point de vue humain, cela permet à ses collègues de se préparer pour le jour J et de lui proposer le meilleur accueil possible.  

 

2. L’étape de l’accueil

La deuxième phase de l’intégration est souvent consacrée à l’accueil dans vos locaux. Ici, vous lui présentez la culture de votre entreprise. Vous abordez des sujets tels que les congés, la politiques de rémunération, le règlement intérieur. Cela peut-être l’occasion de présenter l’organisation, son histoire, ses valeurs, l’organigramme… Ensuite vient le moment des présentations avec vos équipes.  

Il est important d’anticiper ces rendez-vous afin que les participants se rendent disponibles.  

 

3. La formation spécifique au poste

La formation constitue l’une des phases les plus importantes du parcours d’intégration du salarié. Elle est directement liée à la réussite de l’embauche. Inscrivez-le à vos formations internes et listez les ressources disponibles pour apprendre vos processus (plateforme d’e-learning interne, documentation sur l’intranet…). 

 

 


Comment optimiser l’intégration d’un nouveau collaborateur ?

Un parcours d’intégration réussi améliore la rétention des employés de 82% et leur productivité de 70%. 

Trop souvent, accueillir un nouveau salarié se résume à lui remettre plusieurs documents à remplir et, éventuellement, les brochures marketing de l’entreprise. Il aura le droit à une présentation succincte des locaux et de ses collègues, avant d’être plongé directement dans le travail. Mais ce n’est plus suffisant ! 

Gardez à l’esprit qu’une intégration réussie pose les bases d’un succès à long terme pour l’employé et l’employeur. Voici 5 bonnes pratiques pour accueillir avec succès un nouveau collaborateur :

 

1. Préparer un livret d’accueil du salarié

Pour bien accueillir un salarié, pensez au livret d’accueil. Il servira de guide pour aider la nouvelle recrue à mieux comprendre votre entreprise et vos process. Pour ce faire, il doit contenir : 

  • Un message d’accueil de la part de la direction. 
  • La présentation de l’entreprise et ses valeurs. 
  • Votre fonctionnement et les obligations légales de l’employé : organisation du temps de travail, processus administratifs, règles de sécurité, etc. 
  • Les avantages et droits de l’employé. 
  • Les infos pratiques : coordonnées des chefs d’équipe, identifiants d’accès aux outils internes ou à l’entreprise. 

 

À noter : à l’heure actuelle, le livret d’accueil du salarié est interactif ! Plutôt qu’un document papier, transmettez-lui ce guide par email ou via un module de onboarding. Vous pourrez y intégrer des liens, des vidéos, voire un plan 3D de vos locaux. 

 

2. Inviter le salarié à vérifier ses données auprès des RH

Pendant le processus d’embauche, l’employé fournit des informations personnelles. Vous devez vous assurer qu’elles sont complètes. Invitez-le à compléter ces données et à vérifier que celles déjà transmises sont correctes. 

Toutefois, vous devez faciliter cette étape en ne demandant que les informations importantes et en automatisant le processus. Certains outils de gestion de la paie et des RH offrent un espace en ligne, accessible par les salariés. Ces derniers peuvent, à tout moment, vérifier les informations et les mettre à jour si besoin. 

 

3. Intégrer la culture d’entreprise

L’impulsion de la culture d’entreprise à vos salariés commence dès l’intégration. 

Pendant le parcours, rappelez les valeurs de l’entreprise, ainsi que ses objectifs. Cela démontrera le caractère central de la culture dans votre organisation. 

Vous pouvez aussi : 

  • Lui assigner un mentor pour un soutien continu : évitez le supérieur direct, privilégiez un collègue pédagogue et bienveillant. 

 

4. Demander un retour d’expérience sur l’intégration

Il est intéressant de donner l’occasion au nouveau collaborateur de présenter un feedback sur son intégration via un questionnaire de satisfaction ou un rapport d’étonnement.  

Il montre que vous êtes à l’écoute et dans une démarche d’amélioration continue. Cela vous permettra d’avoir un retour sur vos pratiques, votre organisation et d’améliorer l’accueil. 

 

5. Gamifier l’intégration du nouveau collaborateur

Un nouveau collaborateur réalise en moyenne 54 activités au cours de son accueil ! Visiblement, le parcours d’intégration du salarié comprend environ 3 documents à traiter, ainsi que 41 tâches administratives à accomplir. Il aura également 10 résultats à atteindre (lié à l’apprentissage du fonctionnement et de la culture de l’entreprise). 

Ces activités ont pour objectif de s’assurer que le nouvel employé est parfaitement acclimaté et intégré dans son nouveau rôle.  

Cependant, pourquoi ne pas rendre l’expérience plus ludique ? Par exemple, vous pouvez lancer une chasse au trésor durant laquelle le salarié doit rechercher des indices auprès de ses collègues. Ce jeu lui permettra de faire connaissance avec son équipe ! 

 

Le parcours d’intégration du salarié détermine sa longévité dans votre entreprise. S’il est réussi, vous obtenez un employé engagé et prêt à défendre vos valeurs. 

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