L’intégrité des données reste au cœur de tout projet SIRH. Vous faites migrer les informations personnelles de vos employés, ainsi que les données internes sur le fonctionnement de votre entreprise. 

Non seulement, vous devez vous assurer qu’elles sont protégées pendant le processus, mais aussi qu’elles sont retranscrites fidèlement d’un logiciel SIRH à un autre. Pour y parvenir, voici 6 bonnes pratiques à suivre. 

 

1. Constituer un groupe de travail 

Un projet SIRH réussi implique la constitution d’une équipe chargée de la conduite du changement. Composé d’agents de votre service Ressources Humaines et du support IT, ce groupe de travail s’occupera de l’implémentation efficace du nouveau logiciel SIRH. 

La bonne pratique à adopter est d’attribuer des actions à chaque membre de l’équipe. Par exemple, nommez des salariés selon chaque catégorie de données : un(e) responsable de paie qui s’occupe des données liées aux salaires, un(e) chef d’équipe pour les données sur les stagiaires, un(e) secrétaire pour les informations administratives, etc. Ils devront s’assurer qu’elles sont retranscrites fidèlement dans le nouvel outil. 

Par ailleurs, nommez un superviseur, idéalement issu du service RH, qui devra assumer la responsabilité du processus et coordonner les tâches. 

 

2. Évaluer les données 

Votre groupe de travail doit ensuite alimenter l’outil SIRH avec les données nécessaires au fonctionnement du service des ressources humaines. Les membres du groupe doivent déterminer où elles sont stockées actuellement et comment elles seront transmises. 

Ces données sont généralement classées en 2 catégories : 

  • Obligatoires : nécessaires au fonctionnement du logiciel SIRH. Ce sont celles liées à la paie, au planning des salariés, aux prestations sociales et au recrutement. 
  • Facultatives : ce sont des données complémentaires dont certains départements de l’entreprise auront besoin comme la gestion des compétences ou les programmes de formation. 

Vous devez aussi décider du nombre d’années d’éléments à migrer. Si vous utilisez le même logiciel SIRH depuis de nombreuses années, vous disposez peut-être de 20 ans (ou plus) d’historique sur vos employés, formations et autres process. Est-il utile de télécharger 20 ans d’archives ? Par exemple, est-il important de savoir qu’un employé a obtenu une augmentation il y a 15 ans ou qu’il travaillait dans un service qui n’existe plus ?  

Ces questionnements sont essentiels avant de démarrer la migration. Identifiez quelles données seront nécessaires pour vous à l’avenir afin de repartir sur de bonnes bases (et de limiter le risque d’erreurs).  

 

3. Cartographier et documenter les processus 

Pour s’assurer de l’intégrité des données après la migration vers un nouvel outil SIRH, il est conseillé de dresser une liste des processus RH et d’élaborer un modèle pour chacun d’eux.  

Ce dernier doit contenir un organigramme et un workflow détaillant les données, ainsi que les moyens de vérification et de validation. Cette cartographie doit également identifier les intégrations avec d’autres systèmes nécessaires pour une reprise des données optimale. 

Tout au long de l’implémentation, le groupe de travail doit enregistrer chaque action et chaque décision. Les éléments à documenter sont les suivants : 

  • Les nouveaux processus ou ceux qui ont été modifiés : par exemple, si l’attribution de congés est désormais automatisée, vous devez le documenter. 
  • L’impact des changements sur les procédures : par exemple, les nouveaux types de données à transmettre pour optimiser le planning de vos salariés (comme les informations – sûrement récentes – liées au télétravail). 

 

4. Choisir un endroit de stockage pour les données non migrées 

Si vous décidez de migrer uniquement une partie des données, vous aurez probablement besoin d’un espace pour stocker les autres informations, soit par obligation légale, soit en cas de besoin ultérieur.  

L’idéal reste de choisir un hébergement dans le cloud, car il offre plus de sécurité pour vos données. Les fournisseurs proposent un chiffrement de bout en bout ou une duplication sur plusieurs serveurs, ce qui permet d’anticiper d’éventuelles pertes ou un endommagement des fichiers. Le cloud favorise aussi la collaboration à distance en synchronisant en temps réel vos informations. Un aspect pratique si plusieurs employés doivent avoir accès à ces archives RH. 

 

5. Valider les données 

Lors de la migration d’un outil SIRH vers un autre, vous constaterez des différences dans la manière de stocker les données. Cela peut être une divergence dans le traitement de l’information, où un système n’accepte que des chiffres alors que l’autre accepte des données alphanumériques. 

De même, si vous migrez des données provenant de sources multiples, vous voudrez éviter les doublons qui peuvent être masqués sous des dénominations différentes. 

Avant le téléchargement vers le nouvel outil, assurez-vous que la conversion est correctement effectuée. Vous devez aussi vérifier le format du fichier : est-il accepté par la solution choisie ? Cette étape de validation vous permet de gagner du temps et limite le risque d’erreur ou de décalage dans les données.  

 

 6. Automatiser la reprise des données 

Selon la quantité d’informations dont dispose votre service RH, la reprise de données peut prendre du temps en nécessitant des actions chronophages. Entre la conversion des données dans le format accepté par le nouveau logiciel SIRH et la vérification des doublons, l’idéal reste d’automatiser une grande partie du processus. Dans ce cas, veillez à ce que l’outil sélectionné dispose d’une fonction permettant de convertir facilement les données de votre ancienne solution RH, mais aussi d’un système qui identifie aisément les doublons. 

 

 

Un projet SIRH marque une étape importante dans la vie de votre entreprise. Pour le conduire efficacement, construisez une équipe d’agents pour piloter le processus d’évaluation et de validation des données. 

 

Pour piloter ce projet de grande ampleur, choisir un logiciel SIRH adapté à vos besoins et migrer les données efficacement, contactez-nous. Nos experts vous accompagnent pour une migration complète et réussie !

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