Qu’est-ce qu’un système d’information dans l’entreprise ?

homme heureux devant un ordinateur

Chez Alticap, nous vous parlons souvent de système d’information. C’est normal, développer et optimiser votre infrastructure informatique, et donc votre système d’information, c’est notre cœur de métier !  

Raison pour laquelle nous avons décidé de vulgariser ce concept aujourd’hui. Ensemble, répondons aux questions « qu’est-ce qu’un système d’information dans l’entreprise » et « pourquoi est-ce utile pour votre productivité ? ». Bonne lecture ! 

 

Qu’est-ce qu’un système d’information ?

Un système d’information (SI) s’intègre dans une infrastructure réseau, dans le but de collecter, stocker, traiter, analyser et distribuer des données. Il s’appuie sur des logiciels, applications, processus et ressources humaines pour améliorer les flux de travail dans votre entreprise.  

Cette fluidification du travail rationalise les opérations internes et externes, optimise la productivité de vos équipes et maximise vos revenus. 

Le système d’information d’une entreprise se compose généralement de ces 5 principaux éléments : 

  1. Le matériel informatique : ordinateurs, serveurs, tablettes, les téléphones mobiles, etc. 
  2. Les logiciels : systèmes d’exploitation et applications 
  3. Les données : collectées et générées par l’entreprise 
  4. L’humain : les utilisateurs de votre système d’information 
  5. Les processus : pour atteindre vos résultats 

 

Pourquoi implémenter un système d’information dans l’entreprise ?

La fonction première d’un système d’information est de rassembler, diffuser et rendre les données utiles pour soutenir les processus décisionnels de l’entreprise. Il va donc jouer un rôle central dans votre croissance et votre compétitivité en vous aidant à : 

 

Stocker les informations

Le système d’information dans l’entreprise permet de stocker facilement des données opérationnelles, des historiques de révision, les échanges du service-client, les communications internes et externes, ainsi que tous les documents de votre entreprise.  

Toutes ces données peuvent faire l’objet d’analyses régulières. D’ailleurs, un tel suivi vous aidera à détecter et comprendre des anomalies, dans le but d’y apporter une solution qui va améliorer votre productivité. 

 

Améliorer la prise de décision

Nous venons de le voir, les systèmes d’information produisent, stockent et analysent de nombreuses données internes.  

Ils peuvent aussi les comparer et synchroniser à des sources externes pour, par exemple, effectuer une veille (concurrentielle, légale, stratégique…) ou détecter des opportunités et tendances du marché. 

Si vous intégrez un outil de datavisualisation dans votre système d’information, vous pourrez même bénéficier de reportings et tableaux de bord intuitifs. Ces derniers vous aideront à visualiser et évaluer les données récoltées. 

Les décisionnaires de l’entreprise pourront alors utiliser ces informations pour vérifier la pertinence de leurs décisions stratégiques. 

 

Equipe qui travaille en open space

 

Optimiser les processus de travail

Les systèmes d’information produisent des données personnalisées utiles à la réalisation d’une tâche spécifique.  

Ils fournissent généralement des renseignements en temps réel, qui permettent d’effectuer une action rapide si nécessaire (par exemple, lors d’une panne sur la chaîne de production). Celles-ci peuvent être archivées pour étayer vos données et vos rapports, afin de mieux planifier vos activités et d’anticiper de potentielles anomalies. 

 

Améliorer la communication interne

En stockant des documents et fichiers dans une infrastructure à laquelle les employés accèdent facilement (selon leur niveau d’autorisation), vous améliorez la communication au sein de votre entreprise.  

Cet accès libre, et possible à distance, fluidifie les échanges et permet d’impliquer vos employés dans vos prises de décision stratégique. Par ailleurs, si vos collaborateurs sont intégrés à un même système d’information et formés à l’utilisation de workflows complémentaires, ils optimisent la productivité de leurs équipes (et la compétitivité de votre entreprise). 

 

Comment moderniser votre système d’information avec succès ?

Vous disposez déjà d’un système d’information dans votre entreprise que vous souhaitez améliorer ? La modernisation de votre SI passe par 3 étapes : 

 

1) Évaluer le système existant

Avant de vouloir révolutionner votre système d’information, demandez-vous si les applications et logiciels actuels nécessitent une modernisation. Posez-vous ces questions : 

  • Les applications existantes sont-elles adaptées aux défis actuels de l’entreprise ? 
  • Génèrent-elles de la valeur à vos activités ? 
  • Sont-elles agiles pour suivre le rythme des exigences numériques ? 
  • Leur coût est-il toujours justifié ? 
  • Quel est leur niveau de complexité ? Existe-t-il des solutions pour les simplifier ? 
  • Quels sont les risques associés à leur maintien ? 

Poser ces interrogations, et y répondre, est essentiel pour passer à la deuxième étape… 

 

2) Décider de l’approche de modernisation

Maintenant que vous savez qu’il faut moderniser le système d’information de l’entreprise, il est temps de décider comment procéder. Vous avez le choix ! En effet, vous n’êtes pas obligé de tout changer, vous pouvez : 

  • Étendre les fonctionnalités des applications afin qu’elles répondent à vos besoins actuels. 
  • Redéployer le système d’information sur une autre infrastructure pour faciliter son accès (en passant sur une infrastructure Cloud, par exemple). 
  • Migrer uniquement les applications dans un nouvel environnement Cloud. 
  • Changer purement et simplement les applications afin d’opter pour des solutions qui répondent à vos nouveaux besoins. 

La réarchitecture de vos applications présente des coûts et des risques moyens avec un résultat limité. La reconstruction ou le remplacement donnent de meilleurs résultats, mais peuvent induire des dépenses élevées. 

Analysez toutes les approches pour identifier celle qui apportera plus de valeur à l’entreprise avec un minimum d’efforts.  

 

3) Se poser la question de l’externalisation du système d’information

En externalisant, vous obtenez de meilleures garanties en termes de disponibilité et de sécurité de votre système d’information 

Un prestataire d’infogérance réalise régulièrement des opérations de maintenance, ainsi qu’une supervision quotidienne sur son réseau. Ce qui vous permet de profiter d’une performance optimale sur votre infrastructure. En cas d’anomalie (aucune solution n’est infaillible, malheureusement), le fournisseur s’occupe d’apporter rapidement des solutions. En parallèle, il dispose souvent de services de sauvegarde qui assure la sécurité de vos données. 

C’est aussi l’option la plus adaptée pour maintenir le système d’information de votre entreprise à jour et profiter des dernières technologies informatiques. 

L’externalisation vous permet également de réaliser des économies sur le long terme. Exit le budget dédié aux ressources informatiques : les applications et serveurs sont hors de vos locaux ! 

 

 

Avec le développement de la technologie, les systèmes d’information ont évolué pour devenir l’épine dorsale de l’organisation d’une entreprise. Ils offrent un avantage constant et puissant pour prendre des décisions éclairées et fondées sur des données.  

Vous souhaitez optimiser ou moderniser le système d’information dans votre entreprise ? N’hésitez pas à prendre conseil auprès des experts Alticap pour réaliser un audit et obtenir un accompagnement personnalisé dans l’évolution de votre système d’information. 

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