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Télétravail : 5 outils fabuleux pour mieux s’organiser

Construire une équipe synergique et assurer sa cohésion au quotidien n’est pas une mission facile. Créer un environnement où tous les collaborateurs peuvent échanger, indépendamment des barrières géographiques, pour prendre des décisions critiques pour l’entreprise est encore plus difficile.

La solution ? Adopter une suite d’outils dédiés à l’organisation et à la communication de vos équipes. L’objectif ? Renforcer la culture d’entreprise, maximiser l’engagement des collaborateurs et, surtout, accroître la productivité.

Alticap vous propose son top 5 des outils indispensables pour un télétravail organisé !

1. Teams

Envie de travailler à distance sans avoir le sentiment d’être éloigné ? Microsoft Teams est une pépite multifonction dont votre entreprise ne pourra plus se passer (même après le confinement !). Cet outil facilite le partage de documents, de fichiers et la communication entre les membres d’une équipe.

Faisant partie de la suite Office 365, vous pouvez retrouver, partager et modifier les dossiers enregistrés sur Word, Excel, PowerPoint, OneDrive ou SharePoint.

L’autre point fort de Teams réside dans ses fonctionnalités de communication. L’outil facilite les appels audio et permet de regrouper jusqu’à 10 000 personnes en visioconférence. Parfait pour organiser des réunions, même lorsque vos collaborateurs sont à la maison ou en déplacement.

Microsoft Teams est LA solution pour manager l’organisation de votre entreprise. La centralisation (et la sécurisation) des données améliore la transmission de l’information, fluidifie les échanges entre collaborateurs et booste la productivité de vos équipes.

Teams a changé la vie d’Alticap, comme vous pouvez le lire dans cet article. Croyez-nous, il changera la vôtre aussi, surtout si vous l’utilisez dans la suite Office 365, qui contient les puissants outils suivants…

2. Sway

Sway est probablement l’outil le plus sous-évalué dans Office 365. Pourtant, son potentiel est incroyable ! Souvent confondu avec PowerPoint, il offre bien plus de fonctionnalités que l’outil de présentation que tout le monde connaît.

De la création d’une landing page à l’élaboration d’un diaporama interactif, Sway accompagne votre entreprise dans la création, distribution et présentation de l’information. A l’heure où de nombreux documents transitent par emails ou via les messageries instantanées, Sway s’impose comme un outil essentiel de votre productivité.

Imaginez pouvoir, en quelques clics, donner vie à vos fichiers Word, Excel ou PowerPoint existants, pour ensuite les transmettre à vos collaborateurs ou clients. Avec Sway, vous préparez vos interventions, réalisez des chartes ou des formations performantes, ainsi que des offres que vos clients voudront consulter.

Intégré à Office 365, Sway profite de ses options collaboratives. Vous pouvez facilement travailler à plusieurs sur un document pour le rendre complet et attractif.

Enfin, combiné à d’autres outils comme PowerApps, Flow et Forms, les présentations Sway se transforment en vecteur de leads et de ventes.

 

3. Planner

L’un des défis, en télétravail, c’est l’organisation des tâches et missions de chaque collaborateur. Comment visualiser l’avancée de vos projets ? Comment repérer les points de douleur ou anticiper d’éventuels retards ?

Intégré à Microsoft Teams, Planner répond en grande partie à ces questions. Grâce à une interface simple, qui obéit à la méthode Kanban, Planner permet de gérer avec efficacité vos différents projets.

Rassemblez votre équipe, créez un plan et attribuez des tâches à tout le monde. Vous pouvez y joindre les fichiers nécessaires à la réalisation de la mission, ainsi que des checklists pour suivre l’avancée du travail.

Très intuitif, Planner offre aussi un suivi graphique des tâches terminées, en cours ou restantes. Enfin, un mode planning permet à votre équipe d’organiser au mieux leur journée, en suivant les échéances des missions attribuées.

Sans avoir besoin de quitter Planner, vous pouvez discuter avec vos collègues sur l’état des projets.

 

4. Power Automate

Pour gagner en productivité, l’automatisation est la clé. Vous avez sûrement mis en place des processus d’organisation en interne. Imaginez pouvoir les automatiser et gagner, chaque jour, de précieuses minutes ? Multiplié par le nombre de salariés de votre entreprise, vous pouvez même gagner plusieurs heures quotidiennes !

Également intégré à la suite Office 365, Power Automate permet d’automatiser les tâches répétitives et fastidieuses pour vous occuper des missions à forte valeur ajoutée.

Grâce à des workflows entre vos applications et services Office 365 préférés, vous pouvez synchroniser des fichiers, recevoir des notifications et collecter des données depuis tout appareil. Il y a des centaines de flux que vous pouvez automatiser :

  • Envoyer des rappels automatiques lorsqu’une tâche se termine bientôt.
  • Poster un message dans Teams lorsqu’une nouvelle tâche est créée dans Planner.
  • Enregistrer des tweets avec un hashtag spécifique dans un tableau Excel.
  • Sauvegarder les pièces jointes de vos emails dans SharePoint.
  • Poster automatiquement une synthèse des tâches terminées dans la journée.
  • Recevoir une notification push quand un questionnaire est rempli.
  • Créer une tâche quand vous marquez un email.

Et bien d’autres choses encore ! Vous pouvez découvrir les centaines de possibilités par ici.

5. Forms

L’outil Forms permet de créer des enquêtes, des études et sondages auprès de vos contacts (clients, leads ou même employés).

Vous pouvez envoyer une étude de marché, un questionnaire de satisfaction client ou déployer un formulaire de lead acquisition. Il est possible d’utiliser Forms pour mener une enquête auprès de vos salariés (pour connaître leurs avis sur un projet, mesurer leur bien-être au travail, découvrir leurs aspirations ou organiser un événement, par exemple).

Doté de fonctionnalités d’automatisation, Forms peut expédier des questionnaires en fonction d’événements déclencheurs. Par exemple, envoyer un questionnaire de satisfaction 10 jours après un achat.

Office 365, associé à Teams, est une solution complète et centralisée pour organiser votre activité. Que vos collaborateurs soient au bureau ou chez eux, ils disposent toujours des outils et informations indispensables à leur travail.

A l’heure où le télétravail se développe, adopter ce type de solution permet d’accroître la productivité de vos équipes, diminuer les coûts d’organisation et fluidifier les échanges entre collaborateurs.

 

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