Le télétravail engendre des difficultés en matière de gestion des équipes. Il faut continuer à coordonner la collaboration entre les membres opérant à distance, rester en contact avec tous les employés et s’assurer du versement des salaires.  

Comment fluidifier les échanges, minimiser les erreurs de saisie et offrir aux salariés une meilleure prise en charge ? Via la digitalisation du service paie. Adieu papier, bonjour logiciel centralisé et collaboratif ! 

 

Dématérialiser la gestion des congés et des absences

Même en télétravail, vos collaborateurs ont droit à des congés et peuvent déclencher des demandes d’absence.  

Généralement, les salariés en réfèrent à leur responsable, qui va ensuite transmettre les informations au service paie. Parfois, ils formulent directement la demande aux chargés de paie. 

Un processus qui n’est pas toujours clair et centralisé. Ces échanges peuvent s’effectuer par email ou par un document papier. En présentiel, ce procédé est déjà long et sujet aux erreurs. Alors, imaginez la complexité lors du télétravail  ! 

En optant pour un outil digital, tout est dématérialisé et simplifié. De son domicile, l’employé effectue sa demande de congés ou d’absence. Le manager, le dirigeant et/ou le responsable paie reçoivent une notification et peuvent agir en conséquence (accepter, négocier, modifier, transmettre…). Tout est automatisé. 

 

 

De son côté, le manager sécurise la gestion de ses équipes, répond mieux aux demandes d’absence et augmente ainsi le bien-être de ses collaborateurs. 

La digitalisation favorise aussi l’autonomie du salarié, qui peut suivre directement la progression de sa demande, son solde de congés ou ses RTT. 

Les échanges sont diminués, alors que le suivi gagne en efficacité. 

 

Partager l’information de façon unifiée

Même s’il existe des outils de communication performants pour garder contact en télétravail (comme Microsoft Teams), multiplier les conversations reste fastidieux. Le risque de perte de données ou d’incompréhension est élevé. 

Alors, imaginez deux minutes que le planning des congés puisse être partagé à tous les collaborateurs… Fini les casse-têtes des vacances scolaires, estivales ou de fin d’année ! 

 

Avant d’effectuer leur demande, les collaborateurs pourront connaître le nombre de jours restant à poser, ainsi que les dates prises par les collègues. Le manager d’équipe pourra, lui aussi, vérifier si la demande est réalisable ou s’il convient d’en discuter avec le salarié. 

Simple et efficace ! 

 

Renforcer la fiabilité du contrôle de la paie

A la fin du mois, le responsable paie doit mettre à jour les données de congés et d’absences, contrôler les éléments saisis sur le bulletin de salaire et s’assurer du bon déroulement du paiement. 

Un processus chronophage, dont les rouages peuvent se gripper dès qu’un collaborateur change de situation (notamment concernant la ligne du prélèvement de l’impôt à la source) ou qu’il manque une donnée importante (arrêt maladie, notes de frais…).   

Avec une solution digitale regroupant toute la fonction « employé », vous exportez en un clic les données de vos collaborateurs pour contrôler et, si besoin, mettre à jour les bulletins de salaire. 

En télétravail, cela vous permet d’éviter les retards dans le paiement des rémunérations en limitant la perte d’information. Une fluidification qui vous fait gagner un temps précieux. 

 

Mettre à jour les données employés en temps réel

Changement de situation maritale ? Nouvelles coordonnées bancaires ? Diminution volontaire du temps de travail ? Nouveaux frais de transport ? Ces événements rythment la vie du service comptable. Jongler entre les emails, les justificatifs et autres documents prend du temps. 

En digitalisant ce procédé, vos collaborateurs peuvent mettre à jour, depuis leur ordinateur, toutes ces informations. Chaque service concerné recevra les changements. Un workflow personnalisable permet même d’appliquer automatiquement ces modifications à la paie ou au volume des congés. 

 

Afin de mieux gérer vos prochains projets ou campagnes de recrutement, il est possible d’ajouter des éléments professionnels au profil du salarié : note d’évaluation annuelle, formations suivies, certificats reçus, validation de compétence… Ce dernier pourra remplir et consulter sa fiche personnelle à tout moment. 

Il devient même possible de définir des alertes pour être informé de rendez-vous relatifs à vos employés : visites médicales, anniversaires, fin de contrat, expiration d’un accès ou d’un permis, etc. 

En plus d’être un véritable gain de temps dans la gestion humaine, cela simplifie le quotidien des employés. 

 

La digitalisation de vos solutions paie contribue à gérer plus efficacement vos équipes et à interagir avec eux de manière fluide, afin d’optimiser vos processus de gestion.  

 

 

Pour savoir comment ajouter de la fluidité et de la flexibilité dans vos processus de paie, téléchargez le mini guide :

 

Mini guide | Des atouts incontournables pour faciliter la gestion de la paie