LetSignIt : Gestion simplifiée et sécurisée des signatures de mails
LetSignIt est une solution qui permet de standardiser, automatiser et sécuriser les signatures électroniques intégrées aux e-mails. LetSignIt assure une gestion uniforme et professionnelle des signatures apposées en pied de message, renforçant ainsi votre image de marque et la conformité de vos communications. Ce service cloud s’exploite facilement via vos plateformes de messagerie habituelles (Exchange, Microsoft 365, Google Workspace), garantissant une mise en place sans rupture dans vos processus.
Enjeux et défis
Les organisations B2B font face à plusieurs défis :
Uniformité
Maintenir une signature cohérente sur tous les mails envoyés par l’entreprise.
Sécurité
Protéger la confidentialité des informations personnelles dans les signatures.
Conformité
Respecter les exigences légales sur les mentions obligatoires dans les communications électroniques.
Cas d’usage
Des solutions adaptées à des enjeux métiers concrets
Découvrez quatre situations concrètes rencontrées par les entreprises autour de la gestion des signatures email : absence d’harmonisation, besoins marketing, gouvernance multi-entités ou déploiement d’une nouvelle identité visuelle. Avec LetSignit, les signatures deviennent un outil centralisé, cohérent et pilotable.
PME
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Signatures mail hétérogènes et non conformes
Des signatures disparates et obsolètes dégradent l’image
de marque et compliquent la conformité des communications.
La situation
Une entreprise constate que les signatures mail de ses collaborateurs sont très disparates : certains n’en ont pas, d’autres ont des signatures anciennes avec d’anciens logos, des informations légales manquantes ou des coordonnées obsolètes. L’image de marque est inégale.
Ce que nos solutions apportent
Déploiement de LetSignit avec modèle de signature unique, personnalisé par collaborateur via les attributs Active Directory. Application automatique sur tous les emails sortants (Outlook, OWA, mobile). Gestion centralisée par le marketing ou la direction. Résultat : signature homogène, mise à jour en masse simplifiée, image de marque cohérente.
Marketing
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Campagne marketing dans les signatures
Les signatures email peuvent devenir un canal de communication
puissant sans solliciter les collaborateurs.
La situation
Le service marketing souhaite exploiter les signatures mail comme support de communication : bannière événement, mise en avant produit, promotion saisonnière. L’animation manuelle par chaque collaborateur est impossible à coordonner.
Ce que nos solutions apportent
LetSignit avec modules de campagnes programmables : bannière ajoutée automatiquement à la signature de toute l’entreprise pour une période définie, segmentation possible par service ou par direction, reporting des clics. Résultat : canal marketing activé sans charge utilisateur, campagnes mesurables.
Groupe multi-entités
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Groupe multi-entités avec besoin de cohérence
Plusieurs filiales doivent conserver leur identité
tout en appliquant une gouvernance centralisée.
La situation
Un groupe compte plusieurs filiales ou marques. Chacune a sa propre charte graphique de signature, mais aucune gouvernance centralisée : les nouveaux collaborateurs oublient, les modifications se font de façon anarchique.
Ce que nos solutions apportent
LetSignit avec gestion multi-entités : chaque filiale dispose de ses propres modèles, cohérents avec sa charte. Administration déléguée ou centralisée selon le modèle de gouvernance. Nouveaux collaborateurs automatiquement dotés de la bonne signature. Résultat : cohérence par entité, gouvernance claire, automatisation des arrivées.
Communication
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Lancement de nouvelle charte ou marque
Le changement d’identité visuelle nécessite un déploiement
rapide et uniforme sur toutes les signatures.
La situation
Une entreprise refond son identité visuelle et doit basculer l’ensemble de ses signatures vers le nouveau design en une date précise. Demander à chaque collaborateur de modifier sa signature manuellement est irréaliste.
Ce que nos solutions apportent
LetSignit avec bascule programmée : le nouveau modèle s’applique à tous les collaborateurs à la date choisie, sans intervention individuelle. Déploiement instantané sur l’ensemble des canaux (Outlook, OWA, mobile). Résultat : lancement coordonné, conformité immédiate à la nouvelle charte.
Fonctions clés de Letsignit
Intégration transparente
Compatible avec Outlook, Gmail, ainsi que les principales messageries d’entreprise.
Gestion précise des contenus
Insertion automatique des informations réglementaires et marketing.
Statistiques d’usage
Suivi détaillé pour mesurer l’impact et la cohérence des signatures.
- Centralisation : Pilotage unique des signatures depuis un tableau de bord simple, sans action individuelle.
- Personnalisation : Adaptation des signatures selon les services, fonctions ou en fonction du dispositif utilisé.
- Mise à jour instantanée : Changement des signatures en temps réel pour toute l’organisation.
LetSignIt est une solution innovante dédiée à la gestion des signatures électroniques des mails, offrant simplicité, contrôle et conformité à vos échanges courants.
Points forts
- Uniformité : Des signatures harmonisées pour toute l’organisation instantanément.
- Contrôle : Centralisation et sécurité renforcée des informations diffusées.
- Agilité : Adapté à toutes les plateformes de messagerie utilisées.
Avantages Clés
Image Professionnelle
Renforce la crédibilité et l’identité visuelle à chaque message envoyé.
Gain de temps
Évite la dispersion et erreurs liées à des mises à jour manuelles.
Conformité assurée
Facilite l’intégration des mentions légales obligatoires sans effort supplémentaire.
Pourquoi Alticap ?
Alticap garantit une intégration fluide et un accompagnement expert, assurant le déploiement rapide et pérenne de LetSignIt dans votre environnement professionnel.
Non, c’est pour gérer les signatures au bas des e-mails uniquement.
Oui, elles peuvent être personnalisées par fonction ou service.
Oui, il est compatible avec ces services de messagerie courants.
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