Facturation électronique : maîtrisez les cas de sous-traitance et de co-traitance dans le BTP

Une réforme qui entre dans sa phase opérationnelle

Le webinar débute par un point d’étape sur le calendrier de la réforme de la facturation électronique. Les intervenants rappellent que le projet est désormais entré dans une phase très concrète avec l’ouverture de l’annuaire central des entreprises, les premiers tests du concentrateur du Portail Public de Facturation (PPF) et le lancement de la phase d’immatriculation définitive des Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). Ces étapes préparent l’entrée en vigueur progressive des nouvelles obligations à partir de septembre 2026.

Cette période de préparation est également consacrée aux phases pilotes impliquant les éditeurs, les plateformes et les entreprises volontaires. L’objectif est de valider les échanges de données avant la généralisation de la réforme. Les intervenants rappellent ainsi que les entreprises ont tout intérêt à anticiper leurs choix d’organisation et de solutions afin d’être prêtes avant les échéances réglementaires.

Comprendre les différents acteurs et les flux de la réforme

Les intervenants reviennent ensuite sur l’architecture générale du dispositif. Trois acteurs jouent un rôle central : le Portail Public de Facturation, qui concentre les données destinées à l’administration fiscale ; les Plateformes de Dématérialisation Partenaires, chargées de transmettre les factures électroniques et les données de e-reporting ; et les logiciels de gestion compatibles, responsables de produire ou d’intégrer les factures électroniques.

Le webinar rappelle également que la réforme distingue plusieurs types de flux. Aux échanges classiques de factures électroniques entre entreprises françaises s’ajoutent les opérations avec le secteur public, les ventes internationales, les transactions avec les particuliers ainsi que certaines données de paiement. Cette diversité explique pourquoi les logiciels devront gérer des situations très différentes selon les activités des entreprises.

Le fonctionnement présenté comme « cas nominal » constitue finalement le scénario le plus simple. Les factures sont générées par le logiciel de gestion, transitent par la plateforme partenaire, sont transmises au destinataire puis une copie des informations est envoyée au Portail Public de Facturation à destination de l’administration fiscale.

Les cas d’usage complexes : pourquoi la réforme va plus loin que la norme européenne

Le cœur du webinar est consacré aux situations particulières identifiées par la réforme. Les intervenants expliquent que le modèle européen de facture électronique, fondé sur la norme EN16931, répond principalement à un scénario simple dans lequel un vendeur facture directement un acheteur. Or, de nombreuses organisations françaises fonctionnent avec des intervenants supplémentaires, comme des mandataires, des agents, des facturants ou des payeurs distincts.

Pour répondre à cette réalité, un profil français spécifique vient compléter la norme européenne afin d’intégrer des informations supplémentaires nécessaires au traitement de ces situations. Les intervenants rappellent qu’une quarantaine de cas d’usage ont ainsi été identifiés par les groupes de travail de la réforme et que chaque entreprise doit déterminer ceux qui concernent réellement son activité.

Au-delà de la facture elle-même, ces scénarios impliquent également la gestion des statuts du cycle de vie de la facture, comme son approbation, son rejet, sa validation ou son paiement. Ces informations devront circuler entre les différents acteurs de manière totalement dématérialisée.

Sous-traitance et cotraitance : des circuits de facturation spécifiques

Les exemples développés durant le webinar concernent principalement les secteurs où plusieurs entreprises interviennent sur un même projet, notamment dans le bâtiment. Les intervenants détaillent le fonctionnement de la sous-traitance, dans laquelle un sous-traitant facture le titulaire du marché tout en pouvant bénéficier, selon les situations, d’un paiement direct par le client final. Cette organisation nécessite des échanges de données supplémentaires ainsi que des statuts spécifiques permettant d’assurer le suivi des paiements et des validations.

La cotraitance fonctionne différemment. Chaque cotraitant facture directement le client final mais les factures doivent être visées par le mandataire chargé de coordonner le groupement. Cette validation constitue une étape supplémentaire dans le processus de traitement et suppose que la plateforme utilisée permette la gestion de ces visas ainsi que des droits d’accès associés.

Les intervenants attirent l’attention sur le fait que ces scénarios reposent largement sur les capacités des logiciels métiers et des plateformes de dématérialisation. Toutes les plateformes partenaires ne prendront pas nécessairement en charge ces cas complexes dès leur mise en œuvre. Les entreprises concernées devront donc vérifier ce point avant de retenir une solution.

Les groupements momentanés d’entreprises et les solutions proposées par Alticap

Le webinar aborde enfin le cas des groupements momentanés d’entreprises (GME), également appelés sociétés en participation. Dans cette organisation, plusieurs entreprises réalisent ensemble une opération sous la responsabilité d’un gérant qui coordonne les échanges avec le mandataire et le client final. Les règles de gestion sont encore en cours de finalisation, mais les intervenants soulignent déjà les conséquences sur la gestion comptable, les flux de TVA, les droits d’accès et les mécanismes de facturation.

En conclusion, les équipes Alticap présentent les solutions compatibles proposées pour accompagner les entreprises du bâtiment. Les évolutions de Sage Batigest permettent notamment d’intégrer les contrôles nécessaires à la réforme, de vérifier les informations de l’annuaire des entreprises et de préparer les données avant émission des factures électroniques. Optim BTP poursuit également ses développements afin d’assurer sa compatibilité avec les futures plateformes partenaires. Les intervenants recommandent enfin d’automatiser le traitement des factures fournisseurs à l’aide d’outils spécialisés lorsque les volumes deviennent importants, afin de conserver une gestion fluide des validations, des statuts et des obligations réglementaires.

Ce webinar montre ainsi que la réussite de la réforme ne dépend pas uniquement de la conformité réglementaire. Elle repose également sur une bonne compréhension des différents cas d’usage, sur le choix de solutions capables de gérer les scénarios spécifiques à chaque métier et sur l’adaptation des processus internes afin de sécuriser les échanges de factures électroniques dans un environnement de plus en plus automatisé.