Yooz & Optim’BTP : automatisez vos factures fournisseurs avec la facturation électronique

Comprendre les enjeux de la réforme de la facturation électronique

Le webinar débute par un rappel des objectifs de la réforme de la facturation électronique. Au-delà de l’obligation réglementaire, cette évolution vise à renforcer la lutte contre la fraude à la TVA, à fiabiliser les déclarations fiscales et à améliorer la circulation des données entre les entreprises et l’administration. Les intervenants expliquent également que la réforme doit permettre aux entreprises de disposer d’une meilleure visibilité sur leur activité grâce à des informations plus fiables et disponibles plus rapidement.

Les différents acteurs du futur dispositif sont ensuite présentés : les logiciels métiers, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) et les plateformes utilisées par les entreprises pour émettre, recevoir et traiter leurs factures électroniques. Cette introduction permet de comprendre où se positionne Yooz dans ce nouvel écosystème et comment Optim’BTP vient compléter la gestion opérationnelle des chantiers.

Yooz automatise la réception et le traitement des factures fournisseurs

Les consultants présentent ensuite Yooz comme une solution de dématérialisation permettant de centraliser la réception des factures fournisseurs, quel que soit leur canal d’arrivée : dépôt manuel, e-mail, numérisation ou demain réception automatique dans le cadre de la facturation électronique.

Une démonstration montre comment la solution identifie automatiquement les informations essentielles d’une facture grâce à la reconnaissance des données. Le fournisseur, les montants, les dates, les échéances ou encore les références documentaires sont proposés automatiquement afin de limiter les ressaisies. Yooz contrôle également la présence éventuelle de doublons et alerte l’utilisateur lorsqu’une facture semble déjà avoir été intégrée.

Les intervenants insistent sur le fait que l’automatisation ne dispense pas d’un contrôle humain. Les informations détectées doivent être vérifiées avant validation afin de garantir la qualité des données comptables et la conformité des traitements.

Une intégration pensée pour les besoins des entreprises du BTP

L’une des spécificités de cette démonstration concerne l’intégration entre Yooz et Optim’BTP. Des champs dédiés aux métiers du bâtiment permettent notamment d’associer les factures à un chantier, à un bon de commande ou à un bon de livraison. Ces informations sont ensuite transmises à Optim’BTP afin de simplifier les rapprochements et d’alimenter le suivi des opérations.

Lors de la démonstration, les intervenants montrent comment une facture fournisseur est automatiquement rapprochée des commandes enregistrées dans Optim’BTP. L’utilisateur n’a plus à ressaisir l’ensemble des informations : il contrôle les données proposées, vérifie les éventuels écarts de prix ou de quantité, puis valide la facture.

Ce fonctionnement permet de gagner du temps tout en améliorant la fiabilité des informations utilisées pour le suivi financier des chantiers.

Des workflows de validation adaptés à chaque organisation

Le webinar présente également les possibilités de paramétrage offertes par Yooz. Les entreprises peuvent mettre en place des circuits de validation adaptés à leur organisation, avec plusieurs niveaux d’approbation selon les fournisseurs, les montants ou les chantiers concernés.

Les conducteurs de travaux, responsables d’achats ou autres valideurs peuvent consulter les factures, ajouter des commentaires, demander des compléments d’information ou approuver les documents avant leur comptabilisation définitive. Les intervenants expliquent que ces workflows sont entièrement configurables afin de s’adapter aux processus existants plutôt que d’imposer une organisation standard.

Cette souplesse permet de répondre aussi bien aux besoins des PME qu’à ceux des entreprises du BTP disposant d’organisations plus complexes, avec plusieurs établissements ou plusieurs niveaux de validation.

Une meilleure traçabilité et un archivage sécurisé des documents

Au-delà du traitement des factures, Yooz assure également une traçabilité complète des opérations réalisées sur chaque document. Les utilisateurs peuvent consulter l’historique des traitements, visualiser les commentaires échangés, suivre les différentes étapes de validation et retrouver rapidement les pièces justificatives associées.

Les intervenants présentent également les fonctions d’archivage électronique ainsi que la possibilité de rattacher différents documents à une même facture, comme des bons de commande, des devis ou des bons de livraison. Cette centralisation facilite les recherches ultérieures tout en renforçant la sécurité documentaire.

Les bénéfices concrets pour les entreprises du BTP

En conclusion, les consultants rappellent que l’association entre Yooz et Optim’BTP permet de préparer efficacement les entreprises à la réforme de la facturation électronique tout en apportant des gains opérationnels immédiats. La réduction des saisies manuelles, la diminution des erreurs, l’automatisation des validations et la centralisation des documents contribuent à améliorer la productivité des équipes administratives.

Pour les entreprises du BTP, cette intégration facilite également le suivi des chantiers grâce au rapprochement des commandes, des bons de livraison et des factures. Les informations circulent plus rapidement entre les services comptables et les équipes terrain, ce qui améliore la qualité du pilotage et la réactivité face aux écarts constatés.