La loi sur la facture électronique entre en vigueur au 1er juillet 2024. Et il va y avoir du changement dans la gestion de votre facturation !
De 2024 à 2026, selon la taille ou le chiffre d’affaires de votre entreprise, la dématérialisation des factures devient obligatoire. Vous devrez passer par une plateforme officielle pour les transmettre à vos clients. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article « Loi sur la facture électronique : qu’est-ce que ça change ? ».
Cette nouvelle réglementation change le mode de fonctionnement de votre service comptabilité. Vous devez donc préparer votre entreprise – et vos employés – à cette nouvelle transition.
Découvrez 6 conseils pour vous adapter à la facture électronique obligatoire, dès maintenant !
1. Réaliser un audit interne
Combien de factures traitez-vous par mois et par an ? D’où proviennent-elles ? Quelle proportion de clients et de fournisseurs sera affectée par cette nouvelle loi ? Pour bien vous préparer à l’arrivée de la facturation électronique, vous devez analyser votre gestion actuelle et répondre à ces questions.
Connaître le volume de documents à traiter vous aidera à mettre en place les moyens nécessaires pour assurer une transition fluide de vos services. Vous pourrez aussi choisir un logiciel adapté à vos besoins (on en parle plus tard dans l’article).
2. Se tenir informer sur les possibilités offertes par les éditeurs de logiciels et les prestataires associés
L’éditeur de votre solution de gestion sera soit un Opérateur de Dématérialisation (OD), soit en lien direct avec une ou plusieurs plateformes (PDP et PPF). Vous aurez probablement le choix de sélectionner l’une des solutions qu’il vous proposera en fonction des services associés (gestion des statuts, archivage des documents, facilité de recherche, contrôle, etc.)
La grande majorité des éditeurs ont annoncé leur volonté d’utiliser et de promouvoir le format FACTUR-X. Cette norme présente l’avantage de transmettre dans un seul et même « flux » l’image de la facture (PDF), le fichier de données en XML et les fichiers que vous souhaitez y associer (bon de livraison, justificatifs, mentions légales, etc.).
Plus vous serez informé en amont des solutions adoptées par votre outil de gestion de facture électronique, mieux vous pourrez anticiper les bonnes pratiques à mettre en place.
3. Prévenir vos équipes sur les changements liés à la dématérialisation des factures
La loi sur la facture électronique va impacter plusieurs de vos services, ainsi que de nombreux postes dans votre entreprise. Il est essentiel de lister les départements et les collaborateurs impactés par la dématérialisation des factures, pour les impliquer dans le changement.
Vous pourrez organiser des réunions d’information, puis des sessions de formation lorsque vous aurez établi vos nouveaux processus de travail. D’ailleurs, c’est le moment idéal pour optimiser votre productivité !
4. Opter pour un outil de facturation électronique
L’étape la plus importante pour mener à bien cette transition reste l’adoption d’un outil intégrant les normes liées à la loi sur la facture électronique.
La plupart des ERP modernes, comme ceux proposés par Alticap, permettent de récupérer automatiquement les 164 données nécessaires à la création d’une facture numérique légale. De plus, ils assurent l’archivage de ces documents comptables comme l’exige la loi.
En bonus : l’adoption d’un ERP permet de créer des flux automatisés d’envoi, de validation, de réception et de paiement des factures. Le tout en garantissant le cryptage des données. Vous pouvez aussi paramétrer des alertes ou relances automatiques en cas de défaut de paiement.
De quoi faire gagner du temps à vos équipes… et suivre facilement le conseil suivant !
5. Optimiser vos flux de travail
La numérisation des factures est l’occasion d’automatiser une partie des tâches, de réduire les risques d’erreur et de recentrer vos équipes sur des missions à forte valeur ajoutée.
En effet, la dématérialisation s’accompagne souvent d’un potentiel d’automatisation très fort. Au-delà de la facturation, vous pourrez repenser l’ensemble de votre flux documentaire, de la création / réception d’un bon de commande au suivi des encours clients, en passant par la signature électronique des devis / contrats, le suivi de livraison et même le niveau des stocks.
Se mettre au diapason de la loi sur la facture électronique permet aussi d’améliorer vos tableaux de bord financiers et de gestion commerciale. En temps réel, vous visualisez les données de facturation, comme les encaissements réels, les sommes dues, le délai moyen de paiement, les relances en cours, etc.
Toutes ces informations améliorent le pilotage de votre entreprise, ainsi que les prises de décision commerciales.
6. Se faire accompagner par un expert
Que ce soit pour choisir l’outil adapté à votre entreprise ou pour réaliser un audit interne, un expert vous aide à réussir votre transition. Il saura poser les bonnes questions, sonder vos besoins et interroger vos équipes pour adopter la meilleure stratégie possible.
L’objectif est de fluidifier au maximum le processus de dématérialisation des factures, pour être prêt lorsque l’ordonnance entrera officiellement en vigueur.
N’oubliez pas qu’en vous préparant dès maintenant à la loi sur la facture électronique, vous gardez une longueur d’avance sur la concurrence. Vous évitez les précipitations de dernière minute pour aborder sereinement cette transition, et en profiter pour améliorer votre productivité !