La loi sur la facture électronique entre en vigueur au 1er septembre 2026. Si le gouvernement laisse un peu de répit aux entreprises, il faut tout de même s’y préparer dès aujourd’hui, car, croyez-nous, la gestion de votre facturation va connaître de grands changements ! 

 

De 2026 à 2027, selon la taille ou le chiffre d’affaires de votre entreprise, la dématérialisation des factures devient obligatoire. Vous devrez passer par une plateforme officielle pour les transmettre à vos clients. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article « Facture Électronique 2024 : tout savoir sur le nouveau calendrier de déploiement. ».  

 

Cette nouvelle réglementation change le mode de fonctionnement de votre service comptabilité. Vous devez donc préparer votre entreprise – et vos employés – à cette nouvelle transition.   

 

Découvrez 8 conseils pour vous adapter à la facture électronique obligatoire en douceur, mais avec efficacité ! 

 

1. Réaliser un audit interne 

Combien de factures traitez-vous par mois et par an ? D’où proviennent-elles ? Quelle proportion de clients et de fournisseurs sera affectée par cette nouvelle loi ? Pour bien vous préparer à l’arrivée de la facturation électronique, vous devez  analyser votre gestion actuelle et répondre à ces questions.  

 

Connaître le volume de documents à traiter vous aidera à mettre en place les moyens nécessaires pour assurer une transition fluide de vos services. Vous pourrez aussi choisir un logiciel adapté à vos besoins (on en parle plus tard dans l’article).  

 

2. Définir les acteurs de l’entreprise concernés  

La loi sur la facture électronique va impacter plusieurs de vos services, ainsi que de nombreux postes dans votre entreprise. Il est essentiel de lister les départements et les collaborateurs impactés par la dématérialisation des factures, pour les impliquer dans le changement.  

 

Vous pourrez organiser des réunions d’information, puis des sessions de formation lorsque vous aurez établi vos nouveaux processus de travail. D’ailleurs, c’est le moment idéal pour optimiser vos flux de travail, ainsi que votre productivité !  

 

3. Optimiser vos flux de travail 

La numérisation des factures est l’occasion d’automatiser une partie des tâches, de réduire les risques d’erreur et de recentrer vos équipes sur des missions à forte valeur ajoutée.  

 

En effet, la dématérialisation s’accompagne souvent d’un potentiel d’automatisation très fort. Au-delà de la facturation, vous pourrez repenser l’ensemble de votre flux documentaire, de la création / réception d’un bon de commande au suivi des encours clients, en passant par la signature électronique des devis / contrats, le suivi de livraison et même le niveau des stocks.  

 

Se mettre au diapason de la loi sur la facture électronique permet aussi d’améliorer vos tableaux de bord financiers et de gestion commerciale. En temps réel, vous visualisez les données de facturation, comme les encaissements, les sommes dues, le délai moyen de paiement, les relances en cours, etc.   

 

Toutes ces informations améliorent le pilotage de votre entreprise, ainsi que les prises de décision commerciales. 

 

4. Adopter un mode « Projet »  

La mise en place de la facturation électronique est un véritable projet d’entreprise qui nécessite une planification rigoureuse et une gestion attentive. Commencez par désigner un chef de projet, de préférence quelqu’un qui a une bonne compréhension des processus comptables et administratifs de votre activité.  

 

Il sera chargé de coordonner les différentes étapes du projet, de la conception à la mise en œuvre. Assurez-vous que toutes les parties prenantes soient impliquées dès le début et comprennent les bénéfices de cette transition.  

 

5. Planifier le calendrier de transition 

Une fois ces changements identifiés, élaborez un calendrier de mise en œuvre réaliste, en prenant en compte les éventuelles contraintes et en laissant une marge pour les imprévus. 

 

Pour rappel : 

  1. À partir du 1er septembre 2026 : toutes les entreprises (micro-entreprises, TPE, PME, ETI ou grands groupes) ont l’obligation de réceptionner des factures au format électronique. Toutefois, seules les grandes entreprises et les ETI seront tenues d’émettre des factures électroniques.
  2. Au 1er septembre 2027 : l’obligation d’émission de factures électroniques sera étendue aux TPE, PME et micro-entreprises. 

 

6. Se tenir informé sur les possibilités offertes par les éditeurs de logiciels et les prestataires associés 

L’étape la plus importante pour mener à bien cette transition reste l’adoption d’un outil intégrant les normes liées à la loi sur la facture électronique.   

 

Les ERP actuels, comme ceux proposés par Alticap, capturent les 164 données requises pour une facture numérique conforme et garantissent leur archivage conforme à la loi. En plus, ces outils favorisent l’automatisation des processus de facturation, de l’envoi à la réception, tout en cryptant les données et permettant des alertes en cas de non-paiement.  

 

L’éditeur de votre solution sera soit un Opérateur de Dématérialisation (OD), soit associé à d’autres plateformes, et vous présentera probablement des options basées sur des services variés. La plupart préconisent le format FACTUR-X, combinant l’image de la facture (PDF), données XML et documents associés en un seul flux.  

 

Plus vous serez informé en amont des solutions adoptées par votre outil de gestion de facture électronique, mieux vous pourrez anticiper les bonnes pratiques à mettre en place. 

 

7. Qualifier toutes les fiches clients et fournisseurs  

La qualité des données est un aspect souvent négligé, mais essentiel de la facturation électronique. Avant de vouloir numériser l’ensemble de vos process, assurez-vous que toutes vos fiches clients et fournisseurs sont complètes et à jour. Vérifiez les informations de contact, les numéros de TVA, les conditions de paiement et toutes les mentions obligatoires prévues par la loi sur la facture électronique.  

 

Des données fiables et précises sont la clé pour éviter les erreurs lors de la mise en place de votre nouveau système.  

 

8. Se faire accompagner par un expert 

La sélection de partenaires fiables et compétents est cruciale pour la réussite de votre passage à la facturation électronique. Cegid, Sage et Alticap sont des acteurs reconnus ! Les deux premiers proposent des outils pour gérer cette transition, accepter et émettre des factures dématérialisées aux normes en vigueur. Leurs solutions aideront les entreprises à optimiser leur cycle de facturation en ajoutant une juste dose d’automatisation, pour fluidifier les processus. 

 

Quant à Alticap, nous mettons à votre disposition des experts pour accompagner la transition. Que ce soit pour choisir l’outil adapté à votre entreprise ou pour réaliser un accompagnement sur la cartographie de votre système existant, notre équipe saura poser les bonnes questions, sonder vos besoins et interroger vos collaborateurs pour adopter la meilleure stratégie possible.  

 

L’objectif est de fluidifier au maximum le processus de dématérialisation des factures, pour être prêt lorsque la loi entrera officiellement en vigueur.  

 

 

N’oubliez pas qu’en vous préparant dès maintenant à la loi sur la facture électronique, vous gardez une longueur d’avance sur la concurrence. Vous évitez les précipitations de dernière minute pour aborder sereinement cette transition, et en profiter pour améliorer votre productivité ! 

 

Contactez nos experts pour vous accompagner dans la transition vers la facture électronique.