PME : le top 6 des outils pour digitaliser et automatiser vos tâches répétitives

L’automatisation et la digitalisation offrent un fort potentiel aux entreprises. De nombreuses solutions SaaS émergentes facilitent le travail dans les différents services d’une société. L’objectif ? Améliorer la productivité et l’efficacité de vos collaborateurs, en diminuant les risques d’erreur grâce, notamment, à l’automatisation des flux de travail.

Chez Alticap, nous proposons de multiples solutions de bureautique, financières, comptables, RH ou paie pour digitaliser vos processus. Découvrez notre top 6 des outils d’automatisation indispensables pour votre entreprise !

1. Office 365 : pour éviter les tâches répétitives grâce à la modélisation

Dans Office 365, trois applications vous permettent d’automatiser les tâches répétitives : Power Automate (ex. Flow), SharePoint, Power Apps.

Power Automate

Simplifier les processus métier, voici ce que propose Power Automate ! Il peut être configuré pour les alertes ou les approbations, et servir d’outil de modélisation de processus complexes à plusieurs étapes. Il permet aussi d’automatiser l’échange de données, de synchroniser les fichiers ou de relier plus de 500 applications pour gagner en productivité.

En effet, Power Automate se synchronise aux réseaux sociaux, CRM, plateformes marketing, services Google, ERP et aux autres outils Microsoft 365 bien entendu. Ce n’est pas pour rien qu’il est un outil phare du télétravail.

Par exemple, lorsqu’une personne remplit un formulaire de contact sur votre site Web, vous pouvez être notifié… mais Power Automate peut aussi créer une fiche sur votre CRM comprenant les coordonnées de ce nouveau contact.

SharePoint 

SharePoint est étroitement lié à Power Automate. Cette plateforme documentaire collaborative permet de regrouper et gérer des fichiers.  Vous pouvez créer des workflows de correction ou validation des documents, par exemple, ou mettre en place des alertes lors de la modification de certains fichiers.

SharePoint permet aussi d’automatiser le classement, les autorisations ou la récupération de documents depuis une bibliothèque (OneDrive, Dropbox, Google Drive…).

Power Apps

Si vos équipes répètent souvent les mêmes actions, Power Apps les aide à réaliser ces tâches répétitives en un seul clic. Il interagit avec vos applications et vos données, sans écrire de code. Vous pouvez donc programmer autant de Power Apps que nécessaire pour interconnecter vos outils, élaborer des flux de travail et simplifier vos process. Lorsque vous avez besoin de déclencher une série d’actions, il suffit de lancer votre super « app » !

2. Clearnox : pour l’automatisation de vos relances

Cette solution de recouvrement (également disponible chez SAGE sous le nom Sage Recouvrement Créances) propose un système d’automatisation des relances qui vous fait gagner du temps… et de la trésorerie.

Clearnox s’avère également utile pour conserver une relation client positive grâce à l’automatisation de la relance. Vous envoyez le bon message au bon moment via des scénarios prêts à l’emploi.

Résultat : en utilisant cet outil, les entreprises économisent en moyenne 50% de leur temps dédié au recouvrement. 

3.Letsignit, l’outil d’automatisation de vos signatures e-mails

Avec Letsignit, vos signatures d’emails sont uniformisées et votre communication optimisée. Libérez le service communication de cette tâche chronophage grâce à une console de gestion centrale qui automatise vos signatures professionnelles.

Programmez des bannières en fonction des actualités du moment et recevez des statistiques de clics pour connaître les performances des informations diffusées.

4. Silae : veiller en continu sur les évolutions légales et règlementaires

Logiciel dont l’objectif est de vous simplifier la paie, Silae dispose d’une fonction phare : la mise à jour automatique des conventions collectives. Les équipes de Silae veillent et modifient les 830 conventions collectives prises en charge par l’outil.

Une update automatisée qui vous fait gagner de nombreuses heures ! En plus d’éviter à votre service paie de s’occuper de cette surveillance, vous minimisez le risque d’erreurs sur les bulletins.

Le logiciel gère les évolutions à votre place, et s’occupe aussi des déclaratifs à transmettre à l’administration, ce qui vous permet de dégager des heures à dédier à d’autres fonctions RH.

5. Onlycloud Backup : la sauvegarde externalisée de vos données

Pour sécuriser votre informatique, Onlycloud Backup s’avère particulièrement efficace ! Cet outil de sauvegarde externalisé exempte votre entreprise de la gestion répétitive et manuelle de la préservation des données. Tout s’effectue automatiquement, dans le cloud (vous vous affranchissez également des contraintes matérielles), dans un espace sécurisé soumis à des maintenances régulières.

Grâce à Onlycloud Backup, vous déchargez votre service informatique de cette mission. En cas d’anomalie ou de perte, vous avez la possibilité de récupérer vos données à distance.

6. Cegid XRP Flex : l’ERP connecté

Dernier outil de la liste, mais pas des moindres, puisque Cegid XRP Flex est un puissant ERP pour digitaliser votre entreprise. Sa force réside dans ses options de synchronisation à d’autres applications et API. Vous pourrez interconnecter vos outils pour créer des workflows complexes, destinés à améliorer la productivité de vos équipes.

La gestion financière et commerciale se simplifie grâce à l’automatisation de vos process de commandes client, de suivi des stocks et d’optimisation des achats. Comme son nom l’indique, Cegid XRP Flex est « flexible » : il s’adapte à la croissance de votre entreprise et intègre autant de flux de travail que nécessaire.