Vous savez qu’il est temps de changer de logiciel de paie, mais par où commencer ? Avant de choisir et d’installer un nouvel outil de gestion, il convient de se poser 5 questions fondamentales. Elles auront pour objectif d’encadrer votre projet pour déployer efficacement un nouveau système de paie, adapté à vos besoins ! 

 1. Quelles sont les fonctionnalités indispensables au nouvel outil de paie ?

Si vous changez d’outil de paie, pensez aux nouvelles exigences du secteur. Et notamment : 

Aux fonctionnalités RH

Aujourd’hui, la gestion de la paie ne se limite plus à la simple rémunération de votre personnel. Ce service intègre une dimension RH, notamment depuis la pandémie sanitaire qui a fait évoluer la notion de flexibilité avec la mise en œuvre du télétravail.  

Il est important de savoir si votre logiciel de gestion de la paie intègre certaines fonctionnalités RH, comme la possibilité, pour les employés, de gérer eux-mêmes leurs données administratives et de suivre leurs démarches en cours (demande de congés, nombre de RTT, etc.). A défaut, vous pouvez vérifier que l’outil choisi s’intègre à votre logiciel de ressources humaines, afin d’interconnecter les données des salariés et de fluidifier le processus de paie. 

 

A la veille réglementaire

Autre point important : les mises à jour constantes des réglementations et autres conventions collectives (nous pouvons citer le taux fluctuant de la contribution sociale généralisée ou les modalités déclaratives de la réduction Fillon, par exemple). Nous vous conseillons de choisir un logiciel de paie qui intègre des options de veille conventionnelle et légale pour assurer la conformité de vos fiches de paie et fiabiliser votre DSN. 

 

Aux reportings et tableaux de bord

Suivre vos indicateurs paie/RH facilement, de manière visuelle, est essentiel pour piloter vos décisions et améliorer vos process. Si vous changez de logiciel de gestion de la paie, veillez à ce que l’outil sélectionné génère des tableaux de bord et reportings exploitables.  

 

2. Quelles précautions techniques sont nécessaires avant de changer de logiciel de paie ?

Le responsable informatique de votre entreprise (ou votre prestataire d’infogérance) doit faire partie du processus de migration. Son rôle est de vous aider à trouver un outil avec les options d’intégrations nécessaires à votre entreprise. 

Grâce à ses compétences, il détermine si le logiciel de paie choisi est compatible avec votre parc informatique, ainsi que votre infrastructure réseau. Par ailleurs, la personne en charge de votre système d’information dispose des connaissances essentielles pour migrer correctement les données entre l’ancien et le nouvel outil. Ce qui nous amène justement à la question suivante… 

 

3. Comment allez-vous importer et sécuriser vos données de paie dans le nouvel outil ?

L’étape du tri et de la conversion des données reste importante pendant le changement d’un logiciel de paie. Renseignez-vous sur la manière de les importer dans votre nouveau système. Devrez-vous les traiter manuellement ou les importer ? 

Si votre logiciel de paie actuel le permet, vous pouvez exporter vos données au format CSV ou vers Excel, pour le convertir par la suite. Certains fournisseurs proposent un lien facilement personnalisable pour transférer les données d’un outil à l’autre.  

Plusieurs éditeurs proposent même de récupérer les DSN mensuelles précédentes pour alimenter votre nouvelle base de données paie. Bien qu’efficiente, cette procédure reste à compléter car de nombreuses données ne sont pas présentes dans la DSN (coordonnées bancaires, droits aux congés, RTT…). 

Dans tous les cas, vous devrez vérifier l’exactitude des informations avant le transfert, mais aussi lors de l’upload. L’objectif est de partir sur une base de données saine, afin de sécuriser l’édition de vos futurs bulletins de paie, ainsi que la prochaine DSN. 

 

4. Le nouveau logiciel de paie est-il suffisamment intuitif ? 

Un changement de logiciel de paie réussi implique les premiers acteurs : les équipes RH et les gestionnaires de paie. Tout changement technologique implique un temps d’adaptation et une formation. Cependant, à l’heure actuelle, prendre en main un nouvel outil doit être intuitif.  

Au moment de choisir un nouvel outil de paie, voici quelques points à surveiller : 

  • L’interface : est-elle simple et épurée ? Est-il possible de réaliser les actions basiques sans qu’il soit nécessaire d’accéder à de nombreux écrans ?
     
  • Le retour d’information : est-il immédiat ? L’outil intègre-t-il des notifications et fenêtres d’avertissement qui s’ouvrent si quelque chose ne va pas ?
     
  • L’aide en ligne et le support technique : votre équipe peut-elle effectuer une recherche documentaire en cas de blocage ou de question ? De même, avez-vous un interlocuteur à contacter si besoin ?
     
  • L’automatisation : est-il possible de programmer des flux réguliers et des tâches répétitives ?
     
  • L’accès utilisateur : vos salariés peuvent-ils accéder à leurs données et effectuer des actions sur toutes les plateformes et tous les systèmes d’exploitation modernes ? 

 

5. Faut-il se faire accompagner dans l’intégration d’un nouveau logiciel de paie ?

Malgré les compétences de vos responsables de paie, vous aurez toujours besoin de l’expertise de professionnels pour un processus de changement réussi du début à la fin. 

Ils vous aideront à déterminer le logiciel et les fonctionnalités qui correspondent à votre activité, votre organisation et vos objectifs. Pendant le processus, ils pourront former vos équipes à l’utilisation du nouvel outil de paie, mais aussi superviser la migration et la conversion des données. 

 

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous avez besoin d’un logiciel de paie qui s’adapte constamment aux évolutions légales, ainsi qu’à la croissance de votre entreprise. À cet effet, nous vous invitons à découvrir l’outil Silae, qui simplifie la gestion de la paie. 

 

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