Déjà, si c’est la première fois que vous entendez parler des termes « facture électronique », « facture dématérialisée » ou « e-invoicing », alors vous n’êtes pas prêt ! 

La loi sur la facture électronique est effective depuis septembre 2021. Même si vous disposez encore de plusieurs mois pour vous conformer, sachez que 76 % des entreprises ont déjà adopté un équipement d’e-invoicing. 

Alors, votre entreprise est-elle prête pour la dématérialisation des factures ? Voici 6 signes qui montrent que ce n’est pas le cas ! 

 

1. Vous n’avez toujours pas franchi le cap de la digitalisation

Pendant que les entreprises se préparent à la facture électronique, vous ne vous sentez pas concerné par le phénomène de digitalisation (des factures, mais aussi de tous les services de votre organisation). 

Avec la crise de la Covid, 53 % des PME et 70 % des grandes entreprises ont entamé une transformation numérique. Cette dématérialisation ne concerne pas que les factures. Toutes les opérations se digitalisent : de la prise des commandes à la livraison des produits ou services, en passant par l’ensemble de la chaîne de production. Une numérisation qui touche aussi les départements financiers, marketing et ventes. 

Si l’usage du papier reste encore ancré dans la culture de votre entreprise, vous risquez de rater le train de la facture électronique. Or, nous le rappelons, son adoption va devenir obligatoire dès 2024… 

 

2. Vous n’utilisez aucun outil de facturation ou de comptabilité

70 à 80 % des TPE n’utilisent toujours pas d’outil de facturation ! À la place, elles continuent de miser sur les feuilles de calcul Excel ou les templates Word. 

Pourtant, l’application de la loi à venir implique l’archivage des factures dans un système sécurisé pendant 10 ans. Une opération impossible à réaliser sans un outil dédié. Dès 2024, il faudra en finir avec le stockage sur Dropbox ou dans un classeur. 

Par ailleurs, sachez qu’un logiciel ERP (ou équivalent) facilite l’envoi de vos factures, le calcul des taxes et même la gestion des clients. Il est également utile pour obtenir des rapports financiers pertinents qui aideront votre entreprise à se développer continuellement. 

 

3. Vous utilisez un outil de facturation obsolète

Certaines entreprises disposent bien d’un logiciel comptable, mais non compatible avec la loi sur la facture électronique. Cela signifie que l’éditeur de l’outil n’a pas prévu de le mettre à jour pour faciliter la conformité de vos documents avec les nouvelles exigences. 

En effet, l’outil de facturation doit désormais jouer le rôle d’opérateur de dématérialisation. Il sert d’intermédiaire entre votre entreprise et les plateformes mises en place par l’État. Il collecte les données des factures, les transforme dans le format adapté puis les transmet au Portail Public de Facturation. 

Un logiciel obsolète n’intègre pas non plus des fonctions essentielles comme la gestion des statuts, l’archivage des documents ou la facilité de recherche. 

 

 

4. Vous disposez d’un outil qui ne prend pas en charge les normes de facturation électronique

Votre outil se met à jour, mais le fait-il gratuitement ? Dans ses mises à jour, est-ce que la mise aux normes est comprise ? 

La facture électronique officielle n’est pas un PDF ou un Word envoyé par email. Selon la nouvelle loi, elle doit répondre à la norme française qui autorise les formats suivants : 

  • UBL 
  • CII 
  • Factur-X : un format mixte associant les données structurées XML et un PDF lisible 

De plus, vos factures doivent désormais comporter ces mentions : 

  • La nature précise de la prestation 
  • L’adresse complète de livraison 
  • Le numéro SIREN du client 
  • Une option TVA pour les débits 

Si votre outil n’intègre pas ces formats et ces nouvelles mentions obligatoires, il n’est pas adapté à la dématérialisation des factures. S’il faut payer un surcoût pour y avoir accès, c’est qu’il est peut-être temps de changer de logiciel. 

 

5. Vous constatez fréquemment des erreurs sur vos factures

Saviez-vous que chaque erreur dans une mention obligatoire vous expose à une amende de 15 € par information erronée ? Cela peut même aller jusqu’à 375 000 € pour une personne morale. 

La digitalisation de vos factures réduit le risque d’erreurs, car vous n’avez pas à remplir vous-même ces champs obligatoires, à chaque fois. Une fois les informations saisies, elles s’appliquent automatiquement. Certains logiciels permettent même à vos clients ou prestataires de mettre à jour leurs coordonnées, garantissant ainsi des renseignements justes à tout moment. 

Enfin, un outil compatible avec la loi sur la facture électronique vous notifie en cas de mentions manquantes ou erronées. Vous êtes assuré de produire des documents conformes aux exigences légales. 

 

6. Vous sous-estimez l’impact de la loi facture électronique sur vos services facturation et comptabilité

Jusque-là, vous devez avoir prévenu vos équipes sur les changements liés à la dématérialisation des factures. Sinon, c’est un signe que vous n’êtes pas prêt ! 

Que vous le sachiez ou pas, cette transition va modifier le fonctionnement de vos services facturation et comptabilité. Vos collaborateurs auront moins de missions à réaliser avec l’adoption d’un outil performant. Et c’est une bonne nouvelle, car vous pourrez répartir ces ressources vers des missions à plus forte valeur ajoutée ! 

Cependant, il est essentiel d’anticiper, dès maintenant, les changements à venir comme : 

  • La définition de nouveaux process de vérification et de validation des données. 
  • Les reconversions pour les comptables souhaitant évoluer vers un autre service. 
  • La création d’un nouvel organigramme au sein du service. 

 

Vous voulez en savoir plus sur la loi facture électronique et ce qu’elle implique pour votre entreprise ?

Regardez le replay de notre webinaire !

Replay Webinar | Facturation électronique