« Qui planifie bien son été, garde son esprit léger. » 

 

Vous partagez cette philosophie ? Avec environ 70% des Français qui partent en vacances estivales, la préparation joue un rôle central pour soulager la pression entre juillet et début septembre. 

Cet article vous dévoile les clés pour traverser la saison estivale avec sérénité : cadre juridique, pièges à éviter et surtout, cinq leviers stratégiques pour une organisation fluide et équitable des congés d’été. 

 

Congés d’été : quels sont vos devoirs en tant qu’employeur ?

Une organisation estivale fluide commence par une excellente maîtrise des règles en vigueur. En effet, le droit du travail fixe un cadre clair, à adapter selon la culture et les usages de votre entreprise. Bien connaître ces repères accentue le bien-être des salariés et fluidifie vos processus RH.  

 

Congés estivaux et cadre légal

L’article L3141-15 du Code du travail encadre les obligations des congés d’été. Voici l’essentiel à retenir : 

  • La période de référence s’étend généralement du 1er juin au 31 mai, sauf accord d’entreprise ou de branche. 
  • L’employeur fixe les dates des congés payés, après consultation des représentants du personnel. 
  • Le salarié doit être informé au moins un mois avant le début du congé. 
  • L’ordre des départs repose sur des critères objectifs (ancienneté, situation familiale, présence conjointe dans l’entreprise…). 

Bon à savoir : aucune obligation légale n’impose deux ou trois semaines consécutives de congés d’été. Cependant, un accord collectif ou un usage d’entreprise peut en faire une norme. 

 

Est-ce que la nouvelle loi sur les congés payés change la donne pour l’été ?

L’été s’organise aussi à la lumière des évolutions réglementaires. Depuis les arrêts de la CJUE en 2023, le droit aux congés ne s’interrompt plus pendant un arrêt maladie. En clair, cette nouvelle loi sur les congés payés précise qu’un salarié absent pour raisons de santé continue d’accumuler des jours de repos comme s’il occupait son poste. 

 

Pour les services RH, cette avancée implique : 

  • Un suivi rigoureux de l’historique des arrêts et des périodes d’activité 
  • Une actualisation constante des droits acquis, y compris rétroactivement 
  • Des arbitrages plus précis pendant la période estivale, notamment pour éviter de dépasser les plafonds ou générer des oublis 

 

À l’approche des congés d’été, cette réforme complexifie la gestion manuelle des absences. Un SIRH tel que Socle RH de Lucca automatise ces calculs, met à jour les compteurs en temps réel et sécurise vos plans de départs en intégrant les droits acquis pendant les arrêts. 

 

 Une manière simple et fiable de concilier conformité et agilité, même en haute saison. 

 

Congés obligatoires d’été : quels risques en cas de mauvaise gestion ?

L’été rime avec légèreté, mais pour les RH, il exige une organisation millimétrée. Un petit grain de sable dans l’engrenage suffit à déséquilibrer l’ensemble du dispositif. Heureusement, ces situations peuvent se prévenir grâce à quelques ajustements bien ciblés. 

1. Sous-effectif et surcharge des équipes restantes

42 % des salariés s’absentent au cœur du mois d’août. Une organisation pensée en amont fluidifie les remplacements et répartit les charges intelligemment. En identifiant les compétences critiques dès le printemps, vous évitez les urgences de dernière minute et préservez la dynamique d’équipe. 

 

2. Gestion administrative défaillante

L’absence d’un outil de suivi fiable complexifie la gestion et génère bien souvent des erreurs dans le calcul des soldes, des oublis de validation ou des délais dépassés. 

 

À cet effet, un portail RH automatisé simplifie ces démarches tout en fiabilisant les informations. Résultat : des paies justes, des congés validés à temps et des salariés rassurés. 

 

3. Climat social dégradé

Des congés validés à la volée, un traitement inéquitable entre services, des refus non expliqués… Et l’ambiance se détériore. Pour renforcer la confiance, misez sur des règles d’absences claires et partagées. Découvrez nos conseils concrets dans cet article pour instaurer une gestion bienveillante et équitable des vacances d’été. 

 

Pour les congés obligatoires d'été, que dit la loi ? Femme qui semble travailler sur son ordinateur près d'une piscine

 

5 bonnes pratiques RH pour mieux gérer les obligations liées aux congés d’été

Bien souvent, les managers misent sur une gestion planifiée des congés estivaux pour éviter les vagues de stress et les marées de surcharge. Pas étonnant : quand les départs s’enchaînent, les équipes ont besoin d’un cap clair pour ne pas chavirer. 

1. Établir un calendrier partagé avant mi-mai

Dès les premiers rayons de soleil du printemps, place à la coordination collective ! Un calendrier partagé, visible de tous, évite les malentendus et facilite les échanges.

 

Quelques avantages immédiats : 

  • Visibilité renforcée sur les pics d’absences 
  • Prévention des conflits entre collaborateurs 
  • Arbitrages facilités en cas de demandes simultanées 

 

👉 Notre conseil Alticap : optez pour un outil SIRH collaboratif comme Lucca. Chaque salarié y consulte les demandes posées, sans risquer de bousculer les validations en cours.  

 

2. Catégoriser les postes critiques

Avant de valider toutes les demandes, listez les postes incontournables pour assurer la continuité d’activité.

  

Voici quelques réflexes à adopter : 

  • Croisez les plannings pour éviter l’absence simultanée de binômes 
  • Sécurisez les départements à enjeux (relations clients, production, support…) 
  • Déterminez les compétences critiques en période estivale 

 

👉 Notre conseil Alticap : associez les managers à un jeu de scénarios estivaux. Simulez différentes combinaisons d’absences sur une semaine type de juillet ou août. Qui reste disponible ? Quels process risquent de coincer ? Cette approche préventive affine les décisions, renforce l’agilité collective et évite bien des sueurs froides en pleine canicule. 

 

3. Centraliser les demandes d’absences pour limiter les erreurs

Les congés d’été se gèrent comme une expédition en voilier : sans carte précise ni boussole, le cap se perd vite. Voilà pourquoi un système centralisé agit comme un tableau de bord RH : toutes les demandes, validations et mises à jour s’y synchronisent en temps réel.

 

En regroupant les informations dans un seul outil, comme Timmi Absences de Lucca, vous : 

  • Visualisez rapidement les zones de tension ou de chevauchement 
  • Gagnez du temps sur les relances et validations 
  • Facilitez la coordination entre RH et managers 

 

👉 Notre conseil Alticap : intégrez un circuit de validation à plusieurs niveaux dans votre SIRH, en définissant des approbateurs par service ou par type de poste. Par exemple : un manager de proximité valide en premier, puis la DRH valide en second. Ce double regard sécurise les plannings, surtout en cas de pics d’activité. 

 

4. Anticiper les ponts et les périodes de congés d’été pour planifier les remplacements

Les mois de mai et août concentrent une large partie des congés d’été : ponts à répétition, demandes groupées, absences en cascade. Pour préserver l’équilibre des équipes, mieux vaut préparer la relève en avance.

 

Voici quelques pistes utiles : 

  • Listez les pics d’absences constatés les années précédentes 
  • Identifiez les périodes où la présence est impérative 
  • Bloquez dès le printemps les éventuels recrutements en CDD, intérim ou prestataires externes. 

 

👉 Notre conseil Alticap : élaborez un rétroplanning annuel dès janvier, en vous appuyant sur les données de l’année passée (via votre SIRH). Couplé à un tableau des ressources critiques, ce document devient un outil de pilotage redoutable pour organiser les prochains congés obligatoires d’été. 

 

5. Communiquer de manière transparente et uniforme auprès des équipes

Une communication limpide installe un climat de confiance autour des congés d’été. Fini les suppositions, les impressions d’injustice ou les rumeurs de couloir. 

 

Quelques bons réflexes à adopter : 

  • Partagez les règles de départ (ordre de priorité, ancienneté, postes clés…) dans un support unique  
  • Affichez les dates de fermeture ou les périodes à privilégier/déconseiller  
  • Rappelez les délais de dépôt via plusieurs canaux (email, intranet, réunion…). 

 

👉 Notre conseil Alticap : programmez un point d’équipe dédié fin avril, puis renforcez la communication via votre portail RH (bannière ou notification Timmi) et un email collectif. Pensez aussi aux écrans d’accueil ou aux QR codes en salle de pause : la bonne info, au bon moment, au bon endroit. 

 

Planifier tôt, clarifier les règles, cartographier les postes clés, centraliser les demandes et anticiper les remplacements : voilà le combo gagnant pour des congés d’été fluides et équitables.

 

Et pourquoi ne pas intégrer un court sondage anonyme fin septembre pour recueillir les impressions post-vacances ? Vous identifierez les points à ajuster pour l’an prochain, tout en donnant la parole à vos salariés. Un petit geste qui peut déclencher de grandes améliorations.

 

Avec une solution comme Lucca, chaque étape (demande de congés, validation, remplacement, transmission) suit un parcours clair et harmonisé.  

 

Envie d’un aperçu concret ? Visionnez le replay de notre webinaire Lucca et découvrez comment un SIRH adapté devient un allié stratégique, été comme hiver.